De acordo com um levantamento realizado pelo Sebrae, 44,6% das empresas são atingidas pela mortalidade em um período de 2 anos. Isso acontece principalmente devido a problemas ligados à contabilidade para pequenas empresas. Portanto, modificar esta situação depende de tomar as ações corretas, o que é mais fácil do que se pode imaginar.
Porém, vale ressaltar que depende de muita organização. A rotina de controle financeiro deve ser levada a sério e algumas ferramentas, como um sistema de nuvem, devem ser cogitadas pelo empresário. Além disso, é essencial contar com um profissional da contabilidade no quadro de funcionários.
Além dos aspectos destacados, a seguir será possível encontrar dicas essenciais sobre a contabilidade para pequenas empresas.
1. Defina um bom plano de negócios
Ter uma definição clara dos planos para a empresa é essencial antes de começar as atividades. Assim, o empreendedor precisa refletir sobre questões como ter ou não sócios e as suas perspectivas para o faturamento.
Outro aspecto bastante importante é a definição de um regime tributário, que está diretamente ligado aos dois primeiros citados. Isso acontece porque caso o empresário tenha sócios, a empresa deve ser uma Sociedade Limitada. Se ele optar por não tê-los, os registros poderão ser formalizados como Empresário Individual ou como Eireli.
No que se refere ao faturamento, ele é o responsável por determinar uma faixa de tributação para a empresa. Em geral, os mais comuns para os pequenos negócios são o Simples Nacional e o Lucro Presumido.
2. Analise o regime tributário com cuidado
Para definir o regime tributário é preciso analisar o faturamento da empresa. Atualmente, tem-se o Simples Nacional e o Lucro Presumido como os principais modelos e grande parte dos empresários opta pelo primeiro.
No Simples Nacional os pagamentos de impostos são feitos através de uma guia mensal, o que facilita questões de controle, tanto financeiro quanto em termos de calendário. Além disso, o Simples Nacional conta com vários anexos e faixas de tributação que podem ser adotadas.
Vale ressaltar que o regime tributário pode ser alterado conforme a necessidade. Em geral, isso acontece uma vez ao ano e no mês de novembro, de modo que as empresas possam iniciar o ano seguinte sob o novo regime.
3. Faça um planejamento financeiro
O planejamento financeiro é algo que deve fazer parte da rotina da empresa desde sua abertura. Para quem está começando um negócio, estruturar uma boa estratégia dessa natureza pode ser definidor do sucesso. Portanto, realizar um planejamento com base em dados reais é o primeiro passo de uma contabilidade para pequenas empresas.
Vale ressaltar que um planejamento de qualidade começa com o total controle das movimentações da empresa e do seu fluxo de caixa. Além disso, as projeções de entradas e saídas devem ser monitoradas com proximidade pelo gestor para simplificar a rotina e permitir melhor visualização das finanças.
4. Mantenha registros de despesas e esteja atento aos prazos de impostos
A manutenção de bons registros de despesas consiste também em lidar com os recibos cotidianamente. O acúmulo pode acabar gerando erros e fazendo com que alguma coisa se perca. Portanto, tem-se uma visão imprecisa das finanças da empresa.
Atualmente, existem uma série de aplicativos que podem ajudar a tornar este processo mais ágil e permitem o registro de todas essas informações, gerando relatórios rápidos e com foco na objetividade, o que pode fazer a diferença na rotina de negócios que estão começando as suas atividades.
Além de ter atenção aos recibos, é preciso que o empreendedor esteja atento quanto aos prazos relativos aos impostos. Afinal, eles fazem parte da realidade de qualquer negócio ativo. Então, é interessante ter um calendário destes pagamentos para conseguir controlar as datas.
Vale ressaltar que a tecnologia também pode ser uma boa aliada nessa questão, visto que muitos aplicativos voltados para a gestão também emitem alertas, inclusive por SMS, a respeito de vencimentos de impostos. Isso evita pagamentos atrasados, que geram juros e multas.
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5. Mantenha uma conta reserva e crie uma separação entre contas pessoais e empresariais
Por mais que se tenha um ótimo planejamento, os imprevistos fazem parte da realidade dos negócios e eles podem acontecer por motivos diversos, de questões de saúde a oscilações de mercado. Portanto, uma conta reserva é uma ótima prática.
Isso pode ajudar a ter recursos ao alcance para resolver um problema de forma mais rápida do que recorrer a um empréstimo. Além disso, com certeza vai gerar menos custos, visto que não será necessário pagar juros.
Ainda sobre as contas empresariais, um equívoco bastante comum entre empreendedores iniciantes é misturar as contas do negócio com as suas finanças pessoais, algo que não deve acontecer. Mesmo que seja tentador, em longo prazo isso pode gerar confusões e problemas significativos.
Atualmente, existem vários bancos digitais e aplicativos que ajudam a manter os dois fundos separados.
6. Invista em um bom software de contabilidade para pequenas empresas
Muito empreendedores tendem a pensar que os softwares de contabilidade costumam ser caros e, portanto, não utilizam essas ferramentas desde o começo dos seus negócios. Entretanto, existem aplicativos mais acessíveis que são confiáveis, seguros e de qualidade.
Ter esse tipo de sistema poupa horas de trabalho e também ajuda a ter um conhecimento mais amplo sobre os recursos. Desse modo, é possível pensar em investimentos futuros e ter projeções mais realistas do crescimento do negócio.
Vale citar também que os softwares de contabilidade para pequenos empresários podem ajudar em questões de ordem prática, com o rastreio de faturas e o pagamento de contas. Eles também são bons aliados para a conciliação bancária. Então, se o gestor realiza essas tarefas de forma manual, deve considerar o investimento.
Além da economia de tempo, esses sistemas também ajudam a manter os números empresariais concentrados em um único lugar, tornando os cálculos mais precisos e facilitando questões como as declarações de impostos.
7. Mantenha a contabilidade equilibrada mensalmente
O balanço contábil é essencial para mostrar os ativos e os passivos da empresa. Logo, ele deve ser feito mensalmente. Adotar essa postura pode ajudar também a facilitar o processo, visto que lidar com um ano de transações bancárias que precisam ser reconciliadas é muito mais desafiador.
Um grande apoio da contabilidade para pequenas empresas são as ferramentas de contabilidade digital, por meio delas é possível manter as informações visíveis no dia a dia e equilibrar o balanço contábil. Conte com a ContaÁgil para manter a contabilidade da sua empresa assertiva.
