1. O Que é DEFIS e Quem Deve Declarar:

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é um documento crucial para micro e pequenas empresas que escolheram o Simples Nacional como regime tributário, os impostos são recolhidos por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Seu propósito é informar à Receita Federal dados fundamentais sobre a empresa, como ganhos, despesas, identificação dos sócios e mudanças de endereço. Vale ressaltar que a DEFIS não se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI).

Além disso, mesmo empresas inativas no Simples Nacional têm a obrigação de apresentar a DEFIS, tornando-a uma peça essencial para a conformidade fiscal desse segmento empresarial. Portanto, compreender e cumprir com esta declaração é vital para manter a regularidade e evitar complicações fiscais.

2. Qual o Prazo de entrega da DEFIS 2025?

A data limite de entrega da DEFIS é até 31 de março do ano seguinte ao fiscal.

A DEFIS referente ao ano de 2024 deve ser declarada até às 23:59 h do dia 31 de março de 2025. Este é o último momento para submeter as informações socioeconômicas da empresa à Receita Federal.

A declaração é efetuada por meio do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D), acessível no site oficial do Simples Nacional. Certifique-se de ter à disposição um certificado digital da empresa, código de acesso ou procuração eletrônica para a correta transmissão dos dados, garantindo a conformidade e regularidade fiscal de sua empresa.

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3. Como declarar a DEFIS em 2025

Acesso ao Portal do Simples Nacional:
O primeiro passo rumo à correta elaboração da DEFIS é acessar o Portal do Simples Nacional. Este portal é a porta de entrada para diversas obrigações fiscais, incluindo a DEFIS. Ao acessá-lo, você encontrará uma seção denominada “Simples Serviços”, onde as ferramentas essenciais aguardam.

Utilização do PGDAS-D:
Dentro do portal, a ferramenta chave para preencher a DEFIS é o PGDAS-D, ou Programa Gerador de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório. Este programa, disponibilizado pela Receita Federal, simplifica o processo, guiando-o de maneira clara e eficiente.

Orientações Passo a Passo:

Login no PGDAS-D: Após acessar o portal, navegue até a seção “Simples Serviços” e, no quadro “Cálculo e Declaração”, faça o login utilizando seu código de acesso ou certificado digital. Selecione a opção “PGDAS-D e DEFIS — a partir de 2018”.
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Acessando a DEFIS: Dentro do sistema e-CAC, clique em “DEFIS” no menu lateral à esquerda e escolha a opção “Acessar a DEFIS”. Selecione o ano calendário correspondente e prossiga.
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Escolhendo o Tipo de Declaração: Indique se é uma declaração original ou retificadora. O PGDAS-D fornecerá orientações gerais sobre como proceder.
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Informações Econômicas e Fiscais: Nesta etapa, você inserirá os dados essenciais sobre o negócio, como ganhos de capital, número de funcionários, lucro contábil, entre outros. Salve as informações regularmente para evitar perdas.
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Por Estabelecimento: Se a sua empresa possui mais de um estabelecimento, é necessário fornecer informações específicas para cada um, como estoque inicial, final, saldo em caixa, entre outros.
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Verificação de Pendências: Antes de concluir, utilize a função “Verificar Pendências” para garantir que nenhum campo crucial foi deixado em branco ou preenchido incorretamente.
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Transmissão e Gravação do Recibo: Após revisar e garantir a precisão das informações, clique em “Transmitir” e, em seguida, “Gravar Recibo”. Com isso, sua DEFIS será enviada à Receita Federal.
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Dicas Adicionais:

Embora o programa não solicite documentos, ter recibos, extratos e notas fiscais à disposição facilitará a consulta de valores a serem declarados.
Em caso de dúvidas, é sempre recomendável buscar a orientação de um profissional contábil especializado para garantir conformidade total.

Ao seguir essas etapas com diligência, você não apenas atende às obrigações fiscais, mas também estabelece uma base sólida para a continuidade tranquila de suas atividades comerciais.

4. Consequências da Não Entrega da DEFIS:

Embora não acarrete multas imediatas, a não entrega da DEFIS pode gerar impactos significativos:

Liberação da Apuração Mensal do DAS:

A não entrega da DEFIS pode bloquear a liberação da apuração mensal do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) para pagamento.
Isso impede que você cumpra suas obrigações fiscais mensais, acarretando em possíveis complicações financeiras.
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Riscos Associados:

Há riscos sérios relacionados à não conformidade fiscal.
A empresa pode ser incluída na Dívida Ativa, o que pode levar a processos de cobrança mais rigorosos por parte da Receita Federal.
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Perda do CNPJ:

A não entrega contínua da DEFIS pode resultar na perda do CNPJ.
A perda do registro empresarial traz consigo consequências graves, incluindo a impossibilidade de realizar transações comerciais e a interrupção das operações.

5. Recomendações e Boas Práticas:

Para garantir a conformidade e evitar complicações, aqui estão algumas recomendações práticas:

Organização de um Calendário:

Estabeleça um calendário claro para as entregas fiscais, incluindo a data limite para a DEFIS.
Isso assegura que sua empresa esteja sempre em dia com suas obrigações fiscais, evitando atrasos e potenciais consequências.
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Importância da Assessoria Contábil:

Mesmo para pequenas empresas, a assessoria contábil é crucial.
Recomendamos a parceria com especialistas como a ContaÁgil, que pode fornecer orientação especializada, assegurando que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas corretamente.
A assessoria contábil não apenas garante conformidade, mas também oferece insights estratégicos para o crescimento sustentável do seu negócio.
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Manter-se proativo e contar com suporte especializado são passos fundamentais para evitar surpresas desagradáveis no cenário fiscal, garantindo que sua empresa possa prosperar de maneira sólida e segura.