Antes de tudo, é fundamental entender que a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma obrigação acessória essencial para empresas do Simples Nacional, com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEI). Apesar de não gerar cobrança direta de tributos, essa declaração é indispensável para manter a regularidade fiscal da empresa.
Neste artigo, você vai descobrir, de forma clara e objetiva, quem deve declarar, quais informações são exigidas, os prazos de entrega, as consequências do não envio e como evitar erros no preenchimento.
O que é a DEFIS e para que serve?
A princípio, a DEFIS serve para informar à Receita Federal os dados econômicos, sociais e fiscais das empresas enquadradas no Simples Nacional. Ela comprova, por exemplo, quais tributos foram pagos ao longo do ano anterior e compartilha essas informações com os fiscos estaduais, distritais e municipais.
Ainda mais, ela permite que o Fisco acompanhe de forma transparente a atividade financeira das empresas de pequeno porte, além de garantir que não haja omissão de receitas ou informações contábeis relevantes.
Quem precisa entregar a defis?
Todas as empresas que estiveram no Simples Nacional em qualquer período do ano-calendário anterior devem entregar a declaração. Isso inclui:
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Microempresas (ME) – com receita bruta anual de até R$ 360 mil;
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Empresas de Pequeno Porte (EPP) – com receita bruta entre R$ 360.000,01 e R$ 4,8 milhões.
Ou seja, mesmo que a empresa tenha sido desenquadrada do Simples durante o ano, ainda assim precisa entregar a DEFIS referente ao período em que esteve no regime.
Qual o prazo de entrega?
A DEFIS deve ser enviada anualmente até as 23h59 do dia 31 de março, sempre com base nas informações do ano anterior. Logo, a DEFIS de 2026, por exemplo, deverá conter os dados referentes a 2025.
O envio é feito pelo sistema PGDAS-D, disponível no Portal do Simples Nacional. Para isso, você precisará de um certificado digital, código de acesso ou procuração eletrônica.
Diferença entre DEFIS e IRPJ
Apesar de ambos os documentos se referirem às obrigações fiscais das empresas, é essencial compreender que DEFIS não é IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica).
A DEFIS é específica para o Simples Nacional, enquanto o IRPJ deve ser entregue por empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real. Além disso:
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O IRPJ envolve o recolhimento de imposto via DARF, caso haja saldo a pagar;
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Já os tributos do Simples são pagos mensalmente via DAS, sem valor extra após o envio da DEFIS.
Portanto, embora semelhantes em alguns aspectos, as duas declarações atendem regimes diferentes e exigem níveis distintos de detalhamento.
Quais dados devem constar na DEFIS?
Agora que você já sabe quem deve declarar e quando, é importante conhecer os dados exigidos na DEFIS. São eles:
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Ganhos de capital, se houver;
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Receita bruta mensal;
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Total de despesas;
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Lucro contábil (quando aplicável);
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Dados e rendimentos dos sócios;
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Número de funcionários no início e no final do período;
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Saldos em conta bancária ou caixa no início e fim do ano;
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Mudança de endereço, se ocorreu.
Sobretudo, essas informações exigem precisão. Erros no preenchimento podem gerar inconsistências com outros dados fiscais e atrair a atenção da fiscalização.
O que acontece se não entregar a DEFIS?
Embora não haja multa específica pela entrega em atraso da DEFIS, a omissão traz sérias consequências fiscais. A empresa fica impedida de gerar o DAS mensal, essencial para o pagamento dos tributos do Simples.
Além disso, ao acumular débitos, a empresa pode sofrer:
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Multas e juros sobre pagamentos em atraso;
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Inativação do CNPJ estadual e municipal;
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Impossibilidade de emitir notas fiscais;
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Inscrição na Dívida Ativa.
Ou seja, sem a DEFIS, a empresa não consegue operar legalmente. Com o tempo, os prejuízos podem comprometer totalmente a continuidade do negócio.
Como evitar erros no preenchimento?
Mesmo que o sistema de envio da DEFIS seja relativamente simples, o risco de preencher informações incorretas é alto, especialmente quando feito sem orientação contábil.
Nesse sentido, algumas boas práticas são indispensáveis:
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Mantenha os dados cadastrais atualizados;
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Organize toda a documentação fiscal e financeira com antecedência;
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Conte com a assessoria de um contador que conheça a rotina do Simples Nacional.
Dessa forma, você garante o envio correto e evita dores de cabeça com o Fisco.
Definitivamente, a DEFIS é uma obrigação que exige atenção e cuidado por parte de todas as empresas do Simples Nacional. Mais do que apenas uma exigência burocrática, ela é parte essencial da gestão contábil e da manutenção da legalidade do negócio.
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