aaao Para qualquer empreendedor, saber como gerar notas fiscais é algo indispensável, sendo uma das atividades essenciais do micro e pequeno empreendedor para registrar de forma oficial a venda de um produto ou serviço.
A partir da nota fiscal, o governo fiscaliza as atividades das empresas e empreendedores, recolhendo os impostos. Toda a empresa precisa realizar a emissão, com exceção do MEI nas vendas para pessoa física.
A importância da nota fiscal
Em nosso país, saber emitir a nota fiscal é um pré-requisito para poder funcionar como empresa e poder vender tranquilamente, regularizando as atividades perante a lei e ficando de acordo com os impostos.
Existe a possibilidade de auditorias ou solicitações da Receita Federal, tornando preciso ainda guardar essas notas fiscais. No caso das notas fiscais eletrônicas e utilizando uma ferramenta de CRM, fica muito mais fácil fazer o registro e armazenagem.
Pela perspectiva do cliente, emitir nota fiscal entrega para ele segurança, servindo como um comprovante de que a compra está de acordo com a lei e garantindo a requisição de garantia, troca ou devolução caso seja necessário. Com as notas fiscais, se garantem benefícios como:
- Aumento na produtividade da equipe, e maior agilidade nos processos empresariais, já que se melhora a eficiência na emissão das notas fiscais;
- Ao digitalizar as notas, o controle fiscal e financeiro também é beneficiado, tornando muito mais fácil analisar e controlar os documentos;
- Tendo tamanha facilidade de consulta, emitir as notas fiscais entrega confiança ao trazer transparência para as transações.
Assim é importante que sua empresa saiba como gerar notas fiscais para trazer credibilidade aos negócios e consequentemente aumentar suas vendas.
Principais tipos
Com a implantação da nota fiscal eletrônica, muitas empresas possuem esse meio de emissão e atualmente é o método mais comum, veja os principais tipos que podem ser emitidos:
Nota fiscal eletrônica
A NF-e ou nota fiscal eletrônica é a versão mais comum direcionada para comércios e empresas. Criada para substituir as antigas notas fiscais, a emissão da NF-e é obrigatória para qualquer venda de produtos que necessitam pagar o ICMS.
Ela possui uma assinatura digital que assegura a sua veracidade, também possuindo autorização pela Secretaria da Fazenda.
Nota fiscal de serviços eletrônica
A NFS-e é utilizada nos casos de prestação de serviços. Criada para substituir a Declaração de Serviço, a nota fiscal de serviços eletrônica possui como imposto recolhido o ISS, de competência municipal.
Nota fiscal do consumidor eletrônica
Usada no varejo para registrar a venda direta aos consumidores finais, a NFC-e foi criada para substituir o cupom fiscal, sendo uma alternativa eletrônica para os cupons e notas em papel, emitidos por comércios de varejo.
Com ela, se comprova o que o consumidor adquiriu e confirma os custos da transação, trazendo vantagens como o melhor controle fiscal.
Nota fiscal avulsa eletrônica
Para empresas que não têm a obrigação de gerar nota fiscal e possuem baixa frequência de vendas, a nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é a melhor alternativa.
Geralmente sendo utilizada para quem é MEI, a NFA-e pode ser emitida digitalmente no site da Secretaria da Fazenda do Estado.
Passo a passo de como gerar notas fiscais
Aprender como gerar notas fiscais atualmente é muito fácil. Todo o processo para emitir os modelos eletrônicos de notas pode ser feito de forma online.
O primeiro passo é saber qual dos tipos de nota você deve emitir. Resumindo os principais tipos que foram citados, a NF-e é para produtos, NFS-e para prestação de serviços e NFC-e para vendas diretas em varejo ao consumidor.
Analise em qual método você se encaixa, podendo ser até mesmo necessária a emissão de mais do que um tipo. Após isso, será preciso que você esteja credenciado nos órgãos competentes da sua cidade ou estado.
O NF-e necessita que o cadastro seja feito na Secretaria da Fazenda do Estado, e o NFS-e precisa de cadastro na prefeitura do seu município. Consulte como o procedimento deve ser feito na sua região, já que isso pode variar dependendo da cidade e estado.
Caso você tenha de usar o NF-e, a próxima etapa será adquirir um certificado digital para garantir validade jurídica das notas. O documento funcionará como uma assinatura digital que permitirá o acesso nos sistemas do governo.
É possível adquirir esse certificado com Autoridades Certificadoras credenciadas como a Caixa Econômica Federal, Serasa e Receita Federal.
Adquirindo uma ferramenta de emissão
Agora que você já escolheu a nota adequada e está pronto para realizar a emissão, será preciso possuir uma ferramenta emissora.
Você pode optar por uma alternativa gratuita ou implementar uma solução digital, que oferece muito mais funcionalidades, não só podendo emitir notas fiscais mas também proporcionando diversas ferramentas de gestão contábil que ajudarão a evitar problemas com o Fisco.
Ao emitir as notas, você precisará dos seguintes dados do cliente e da transação:
- Data de emissão;
- Nome do cliente, CPF ou CNJP, endereço, e-mail e telefone;
- Local e natureza da transação;
- Valor da transação, assim como fretes, descontos e outras despesas que possam haver;
- Impostos atribuídos, como ICMS e o ISS;
- Valor, quantidade e porcentagem dos tributos aplicados;
- Descrição do produto ou serviço de forma detalhada.
Conclusão
A nota fiscal é extremamente importante para que a empresas e prestadores de serviço estejam de acordo com os trâmites fiscais e evitem a sonegação de impostos sem possuir intenção. Dessa forma, saber como gerar notas fiscais é obrigatório para qualquer tipo de empresa que faz ou trabalha com prestação de serviços.
Portanto, ao contar com uma ferramenta que calcule os impostos para que erros não ocorram é extremamente importante, registrando também os dados de cada nota fiscal emitida para o maior controle das mesmas.
Para que isso seja possível, evitando que os impostos não sejam pagos corretamente, a ContaÁgil pode te auxiliar. Com a nossa ótima ferramenta de gestão contábil, você consegue ter maior controle das finanças empresariais e emitir notas fiscais com extrema facilidade.
Assim, você também torna todo o processo digital, sem precisar de maquininhas e papéis que podem se perder no meio de outros documentos, aumentando a produtividade podendo emitir muito mais notas em um menor período de tempo.
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