Siga nossas redes
CNPJ: 28.474.006/0001-10

ContaÁgil 2024 • Todos os direitos reservados

Conselho Regional de Contabilidade:

CRC/RS 007677

Responsável Técnico:

CRC/RS 065930 | Fábio Marques Pereira

Régua de Cobrança: Uma Ferramenta para Regularizar Clientes Inadimplentes

Régua de Cobrança: Uma Ferramenta para Regularizar Clientes Inadimplentes

Publicado em 06/02/2024

Manter a saúde financeira de um negócio é um desafio constante, especialmente para micro e pequenos empreendedores. A inadimplência pode ser um obstáculo significativo, mas há uma ferramenta eficaz que pode fazer toda a diferença: a Régua de Cobrança. Neste artigo, exploraremos o que é, como funciona e como implementar essa estratégia de maneira eficiente em seu negócio.

O que é uma Régua de Cobrança?

A Régua de Cobrança é uma ferramenta organizacional usada para cobrar clientes, buscando reduzir os riscos de inadimplência. Através desse processo, são definidas datas para enviar lembretes de pagamento, informações sobre faturas em atraso e outros pontos essenciais para uma cobrança eficaz.

Essa régua faz parte de um plano de ações voltado para combater a inadimplência, sendo fundamental considerar cada etapa relacionada ao pagamento. Isso inclui desde a escolha do método de pagamento (boleto, cartão de crédito, Pix, etc.) até a gestão de atrasos, independentemente de serem de curto ou longo prazo.

Benefícios para Micro e Pequenos Empreendedores

Contar com uma régua de cobrança bem estruturada faz toda a diferença nos negócios. Confira os benefícios principais:Descomplique sua contabilidade

    1. Redução da Inadimplência:
      • A principal vantagem da régua de cobrança é a redução da inadimplência. Mensagens automáticas de cobrança ajudam a evitar esquecimentos de pagamento por falta de atenção. Em casos de dificuldades financeiras, a régua atua como canal de comunicação para negociações, minimizando os riscos de inadimplência.
    2. Maior Organização Financeira:
      • Uma régua de cobrança eficaz contribui para que a maioria dos pagamentos seja realizada dentro do prazo. Isso evita impactos negativos no caixa da empresa. Além disso, uma gestão de cobrança eficiente inclui a organização detalhada de todos os recebimentos, proporcionando uma visão completa das finanças.
    3. Garantia de Profissionalismo:
      • Notificações automáticas de cobranças transmitem confiança aos clientes, mostrando profissionalismo na abordagem. Mensagens padronizadas com orientações claras sobre como resolver pendências e quitar débitos proporcionam maior clareza sobre os riscos e possíveis soluções para o problema.

Como Implementar uma Régua de Cobrança Eficiente

Passo 1: Avalie todo o Processo de Pagamento e Defina um Fluxo de Cobranças

  • Comece compreendendo as etapas pelas quais seus clientes passam durante o processo de pagamento. Identifique os momentos chave para comunicação, como antes, após, ou na data de vencimento de uma dívida.
  • Analise o comportamento de pagamento dos devedores para identificar padrões, considere também a possibilidade de intensificar as cobranças em datas específicas, levando em conta a extensão do atraso no pagamento.
  • A partir disso, estabeleça um cronograma de cobrança, determinando as datas e prazos para cada etapa.

Passo 2: Padronize a Comunicação

  • Crie mensagens específicas para cada tipo de notificação. Um lembrete antes do vencimento deve ser amigável, enquanto uma notificação após o vencimento deve incluir informações sobre os riscos da inadimplência e opções de negociação.
  • Para boletos, destaque os juros e multas aplicados diariamente para incentivar o pagamento.
  • Escolha os canais de comunicação, como e-mail, WhatsApp ou ligações telefônicas, com base na preferência e eficácia para seu público-alvo.

Passo 3: Ofereça Facilidades para Pagamento e Clareza sobre a Negativação do Cliente

  • Estabeleça prazos razoáveis e ofereça descontos progressivos para incentivar o pagamento. Crie planos de pagamento flexíveis, como parcelamento da dívida.
  • O objetivo é evitar a negativação, mas é crucial entender quando pode ser inevitável. Recomenda-se negativar clientes em órgãos de proteção ao crédito somente após 30 dias de atraso.

Contabilidade Online sem Burocracia

Entendendo os Modelos de Régua de Cobrança

Ao considerar os modelos de régua de cobrança para o seu negócio, é essencial ter em mente algumas diretrizes fundamentais. Conhecer as necessidades específicas da sua empresa é crucial, mas, em geral, as recomendações são as seguintes:

  1. Primeira Notificação (10 dias antes do vencimento)
    • A primeira notificação deve ser enviada aproximadamente 10 dias antes do vencimento, alertando sobre a proximidade da data de pagamento.
  2. Avisos Prévios (5 dias e 1 dia antes do vencimento)
    • Ainda antes do prazo final, envie avisos prévios com 5 dias e 1 dia de antecedência para reforçar a importância do pagamento e evitar atrasos.
  3. Lembrete na Data de Vencimento
    • No dia do vencimento, envie um lembrete destacando o prazo e a importância de evitar multas e juros por atraso.
  4. Notificações Após o Vencimento (1, 7, 15, 20, 25 e 30 dias)
    • Em casos de ausência contínua de pagamento, é recomendado enviar notificações nos dias 1, 7, 15, 20, 25 e 30 após o vencimento. Reforce os riscos de negativação e esteja disponível para negociação.
  5. Comunicação Forte Após 30 Dias de Atraso:
    • Quando o atraso atingir 30 dias, intensifique a comunicação sobre a negativação, estabelecendo isso como um prazo final para resolver a situação.

Lembre-se de adaptar essas recomendações às necessidades do seu negócio. Este guia pode servir como ponto de partida, mas ajuste conforme necessário para atender às demandas específicas da sua empresa

Implementar uma régua de cobrança eficiente não apenas fortalece as finanças do seu negócio, mas também constrói relações duradouras com seus clientes. Lembre-se, a chave está na personalização da estratégia de acordo com as características do seu negócio.

Ao adotar uma régua de cobrança inteligente, você estará não apenas recuperando valores, mas também construindo a base para um negócio sustentável e financeiramente saudável.

Assine nossa newsletter ☕

Entre para nossa lista e receba conteúdos exclusivos e com prioridade.