Antes de mais nada, manter a empresa em dia com o Fisco exige muito mais do que simplesmente pagar impostos. Em primeiro lugar, é preciso entender que, além da obrigação principal, que é o recolhimento de tributos, existe um conjunto de deveres complementares que garantem a regularidade fiscal de qualquer negócio. Estamos falando das chamadas obrigações acessórias.
O que são as obrigações acessórias?
A princípio, o termo pode parecer secundário. No entanto, isso é um equívoco. As obrigações acessórias são tão essenciais quanto o pagamento dos impostos. Em síntese, elas correspondem a registros, declarações e documentos que as empresas devem enviar regularmente aos órgãos de fiscalização, sejam eles municipais, estaduais ou federais.
Ou seja, mesmo que não envolvam o pagamento direto de tributos, essas obrigações são indispensáveis para comprovar que a empresa está em conformidade com a legislação.
Para que servem?
Sobretudo, as obrigações acessórias funcionam como um instrumento de controle do governo. Através delas, é possível monitorar o cumprimento das obrigações fiscais e verificar inconsistências que indiquem sonegação ou falhas contábeis.
Além disso, o envio correto dessas declarações evita multas, penalidades e até a suspensão das atividades da empresa.
Exemplos de obrigações acessórias na prática
Para ilustrar melhor, imagine uma empresa do Simples Nacional. Ela precisa emitir notas fiscais, manter a escrituração dos livros fiscais e enviar declarações como o PGDAS-D e a DEFIS. Embora nenhuma dessas ações envolva o recolhimento direto de imposto, todas são exigências legais para que o pagamento dos tributos aconteça de forma correta.
Do mesmo modo, empresas optantes pelo Lucro Real ou Lucro Presumido têm ainda mais responsabilidades, como o SPED Contábil, EFD-Contribuições e DIRF, apenas para citar algumas.
Quais são as obrigações acessórias em 2025?
Atualmente, as obrigações acessórias são entregues digitalmente, por meio de plataformas específicas. Por isso, é fundamental manter uma agenda tributária atualizada, evitando atrasos e garantindo a conformidade fiscal. A seguir, listamos as principais declarações exigidas por regime tributário:
Obrigações acessórias para todas as empresas (regime geral)
Declarações mensais:
-
PGDAS-D (Simples Nacional)
-
DESTDA (Substituição Tributária)
-
DCTF (Débitos Tributários Federais)
-
SPED Fiscal e EFD-Contribuições
-
GFIP (Recolhimento do FGTS)
-
eSocial (Obrigações trabalhistas e previdenciárias)
-
GIA/GIA-ST (ICMS)
-
Declarações municipais de ISS
Declarações anuais:
-
DEFIS (Simples Nacional)
-
DASN-SIMEI (para MEIs)
-
SPED Contábil
-
DIRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
Documentos fiscais e contábeis:
-
Emissão de notas fiscais
-
Escrituração de livros fiscais (diário, razão, caixa, etc.)
-
Balanço Patrimonial e DRE (Demonstração do Resultado do Exercício)
Obrigações acessórias do Simples Nacional
As empresas optantes por esse regime possuem menos obrigações, mas ainda precisam cumprir:
-
PGDAS-D
-
DEFIS
-
DESTDA
-
DASN-SIMEI (apenas para MEIs)
-
eSocial, GFIP e DCTF (em alguns casos)
Embora o Simples tenha simplificado o processo tributário, o não cumprimento das obrigações pode resultar em sanções severas. Por isso, atenção aos prazos é fundamental.
Obrigações acessórias do Lucro Real
Nesse regime, as exigências são mais rigorosas. As empresas precisam enviar diversas obrigações em bases mensais, trimestrais e anuais, como:
-
SPED Fiscal, SPED Contábil e EFD-Contribuições
-
DCTF, DIRF, eSocial, entre outras
-
Escrituração de livros fiscais e contábeis
-
Apuração de IRPJ e CSLL com base no lucro real
De maneira idêntica ao Lucro Presumido, o cumprimento rigoroso dessas obrigações é obrigatório.
Obrigações acessórias do Departamento Pessoal (DP)
Ainda mais, vale lembrar que muitas declarações são de responsabilidade do Departamento Pessoal. Confira as principais:
-
GFIP – entrega até o dia 7 de cada mês
-
GPS – entrega até o dia 20
-
CAGED – até o dia 15 (via eSocial)
-
RAIS – até abril do ano seguinte
-
LRE – no dia da admissão do colaborador
-
CD (Comunicação de Dispensa) – na data de desligamento
-
CAT – até o primeiro dia útil após o acidente de trabalho
-
CTPS Digital – registro obrigatório no ato da contratação
Nesse sentido, a integração entre o DP e a Contabilidade é indispensável para que nenhuma informação seja omitida ou enviada fora do prazo.
Como evitar problemas com as obrigações acessórias?
Antes de tudo, é essencial contar com um planejamento tributário bem estruturado. Além disso, uma empresa de contabilidade online, como a ContaÁgil, pode ajudar você a entender quais obrigações se aplicam ao seu negócio e como cumpri-las corretamente.
Com a ajuda de especialistas, é possível automatizar processos, manter os prazos sob controle e reduzir o risco de autuações fiscais.
Definitivamente, as obrigações acessórias não são apenas uma formalidade. Elas representam o elo entre sua empresa e o Fisco, funcionando como uma espécie de comprovante de que tudo está sendo feito de maneira correta.
Portanto, não negligencie nenhuma declaração. Acima de tudo, conte com uma contabilidade online confiável para manter sua empresa em conformidade com a legislação e focar na sua empresa para crescer com segurança e sustentabilidade.
