Antes de mais nada, entender o que é a DIRF e como ela funciona é essencial para qualquer empresa que deseja manter a conformidade com suas obrigações fiscais. Afinal, essa declaração é um dos principais instrumentos utilizados pela Receita Federal para cruzar informações e combater a sonegação. Em outras palavras, negligenciar a entrega correta da DIRF pode gerar sérios problemas com o Fisco.
Por isso, neste artigo, vamos te explicar de forma clara e completa o que é a DIRF, quem deve declarar, quais informações devem ser incluídas e os principais cuidados a serem tomados. Continue a leitura e garanta que sua empresa esteja em dia com a Receita!
O que é DIRF e para que serve?
Primeiramente, a DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) é uma obrigação acessória que deve ser entregue anualmente por pessoas físicas e jurídicas que realizaram pagamentos com retenção de imposto de renda, contribuições sociais (como PIS, COFINS e CSLL) ou transferências a residentes no exterior.
Seu objetivo principal é informar à Receita Federal os valores retidos na fonte sobre esses pagamentos, possibilitando o cruzamento com as declarações de imposto de renda de pessoas físicas e jurídicas, e assim evitar fraudes ou omissões.
Logo, empresas que não entregam a DIRF ou o fazem de forma incorreta correm o risco de cair na malha fina e sofrer sanções.
Quem está obrigado a entregar a DIRF?
De acordo com a Instrução Normativa RFB 1990/2020, está obrigado a entregar a DIRF todo contribuinte, pessoa física ou jurídica, que tenha efetuado pagamento com retenção de IR ou contribuições sociais em qualquer mês do ano-calendário do ano anterior.
Ainda mais, a obrigatoriedade abrange uma extensa lista de entidades, incluindo:
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Empresas do Simples Nacional;
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Pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real ou Presumido;
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Empresas públicas e privadas;
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Órgãos públicos;
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Condomínios edilícios;
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Empresas individuais;
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Filiais ou representações de empresas estrangeiras;
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Instituições intermediadoras de fundos de investimento;
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Notários e registradores.
Além disso, existem casos específicos nos quais a entrega da DIRF é obrigatória mesmo sem retenção de IR, como:
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Pagamentos a residentes ou domiciliados no exterior;
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Candidatos a cargos eletivos (inclusive vices e suplentes);
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Órgãos da Administração Pública que realizaram pagamentos a entidades imunes ou isentas.
Portanto, para evitar equívocos, é altamente recomendável contar com o suporte de um contador capacitado que possa verificar a obrigatoriedade no seu caso específico.
Quais informações devem constar na DIRF?
A declaração deve conter, principalmente:
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Todos os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no Brasil;
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O IR e demais tributos retidos na fonte;
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Pagamentos ou remessas ao exterior;
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Valores pagos a planos de saúde empresariais;
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Informações sobre previdência complementar e seguros de vida;
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O CPF de todos os beneficiários dos rendimentos, inclusive de dependentes.
Além disso, conforme o Ato Declaratório Executivo Cofis n° 56/2023, algumas novidades foram implementadas no layout da DIRF, como:
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A obrigatoriedade de declarar valores retidos sobre empréstimos, financiamentos e arrendamentos mercantis;
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A inclusão do IRRF sobre rendimentos pagos a residentes no exterior.
Essas mudanças visam ampliar o controle sobre as movimentações financeiras das empresas e demandam atenção redobrada no preenchimento da declaração.
Quando e como entregar a DIRF?
A entrega da DIRF deve ser feita até de fevereiro, exclusivamente por meio do Programa Gerador de Declaração (PGD), disponibilizado pela Receita Federal.
O processo envolve:
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Baixar o PGD correspondente ao ano-base de anterior;
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Preencher manualmente os dados solicitados ou importar do seu sistema contábil;
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Validar e transmitir a declaração via Receitanet.
Nesse sentido, é fundamental manter o sistema atualizado e compatível com o novo leiaute, para evitar erros na geração do arquivo.
O que acontece se eu não entregar a DIRF?
Caso a DIRF não seja entregue no prazo ou seja enviada com erros, a empresa estará sujeita à multa de 2% ao mês-calendário sobre o valor do IR informado, limitada a 20%.
Além disso, há uma multa mínima, que varia conforme o porte do declarante:
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R$ 200 para pessoas físicas, jurídicas inativas e optantes do Simples Nacional;
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R$ 500 para os demais casos.
Porém, vale destacar que é possível enviar uma declaração incompleta até o prazo final e, posteriormente, fazer a retificação sem maiores complicações.
E depois da entrega?
Logo após a entrega, a Receita Federal atribui um dos seguintes status à declaração:
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Em processamento: a Receita está analisando os dados;
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Aceita: a declaração foi processada sem erros;
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Rejeitada: houve erro e a DIRF precisa ser corrigida;
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Retificada: uma nova versão foi entregue substituindo a anterior;
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Cancelada: a declaração foi anulada.
Além disso, a empresa deve fornecer aos colaboradores o informe de rendimentos referente ao ano-base anterior, documento necessário para a declaração do IRPF dos funcionários.
A DIRF será substituída em 2026
Por fim, é importante lembrar que a DIRF deixará de existir a partir de 2026, sendo substituída pelo eSocial e pelo EFD-Reinf. Ou seja, esta será uma das últimas entregas desse modelo, o que exige ainda mais atenção para garantir uma transição tranquila para os novos sistemas.
Definitivamente, estar em dia com a DIRF é uma obrigação que deve ser levada a sério por empresas de todos os portes. Desde já, prepare-se com antecedência, revise os dados com cuidado e, se possível, conte com o apoio de uma contabilidade online como a ContaÁgil para evitar surpresas desagradáveis.
Se você quer praticidade, segurança e economia na hora de lidar com as obrigações fiscais do seu negócio, fale com a gente! A ContaÁgil está pronta para te ajudar.
