Antes de mais nada, é importante entender que o custo de um funcionário vai muito além do salário que aparece na folha de pagamento. De antemão, muitos empresários se surpreendem ao descobrir que o valor final pode chegar a três vezes o salário base. Isso acontece porque, além da remuneração, há encargos, benefícios e impostos que precisam ser pagos mensal e anualmente.
Neste artigo, você vai entender detalhadamente quanto custa um funcionário para a empresa, como fazer esse cálculo e de que forma uma contabilidade online pode simplificar todo esse processo. Vamos lá?
Afinal, quanto custa um funcionário?
Em primeiro lugar, é essencial compreender que todo colaborador contratado pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) tem direito a benefícios previstos em lei, como:
-
Férias remuneradas;
-
13º salário;
-
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
-
Vale-transporte.
Além desses direitos obrigatórios, muitas empresas também oferecem benefícios adicionais, como vale-refeição, plano de saúde, auxílio-creche ou seguro de vida. Esses custos, embora não sejam exigidos por lei, aumentam o valor total desembolsado pela empresa todos os meses.
De acordo com pesquisas da FGV e da CNI, o custo total de um funcionário pode representar até o triplo do seu salário mensal. Portanto, calcular esse valor com antecedência é essencial para garantir a saúde financeira do negócio.
Por que é importante conhecer o custo real de um funcionário?
Sobretudo, saber exatamente quanto custa um colaborador permite que o empresário tome decisões mais estratégicas. Afinal, contratar sem ter clareza sobre os encargos pode comprometer o fluxo de caixa e gerar desequilíbrios financeiros.
Além disso, entender o custo real ajuda a:
-
Planejar o orçamento empresarial com precisão;
-
Avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) de cada contratação;
-
Evitar passivos trabalhistas e surpresas em momentos de rescisão.
Em outras palavras, conhecer o custo total de um funcionário é tão importante quanto conhecer o faturamento da empresa. Só assim é possível equilibrar custo e produtividade, garantindo que cada contratação realmente gere valor.
Tipos de contratação: CLT ou PJ?
Antes de calcular os custos, é importante entender as diferenças entre os modelos de contratação.
Na contratação CLT, o colaborador tem carteira assinada e recebe todos os direitos trabalhistas e benefícios previstos em lei. Esse modelo gera mais encargos para o empregador, mas oferece maior estabilidade e segurança jurídica.
Já na contratação PJ (pessoa jurídica), o profissional atua como prestador de serviço, emitindo nota fiscal e negociando valores diretamente com a empresa. Embora o custo seja menor, esse modelo exige cautela, pois não há vínculo empregatício e, portanto, não há direitos trabalhistas.
Nesse sentido, a decisão deve levar em conta não apenas o custo, mas também o perfil do trabalho, o nível de envolvimento e os riscos legais.
Como calcular o custo de um funcionário no Simples Nacional
As empresas optantes pelo Simples Nacional têm uma carga tributária mais leve e estão isentas de encargos como INSS patronal, salário-educação, seguro de acidente de trabalho (SAT) e contribuições ao SEBRAE, SENAI e SESI.
Assim, além do salário, devem ser considerados os seguintes percentuais:
-
Férias: 11,11%
-
13º salário: 8,33%
-
FGTS: 8%
-
Provisão de multa sobre o FGTS: 4%
-
Previdência sobre benefícios e descanso semanal: 7,93%
Por exemplo, um funcionário com salário de R$ 3.000 gera um custo adicional de aproximadamente R$ 1.181,10 em encargos. Dessa forma, o custo total mensal desse colaborador seria de R$ 4.181,10.
Como calcular o custo de um funcionário no Lucro Real ou Lucro Presumido
Agora, se a empresa é tributada pelo Lucro Real ou Lucro Presumido, há encargos adicionais. Nesse caso, somam-se:
-
Contribuição patronal do INSS: 20%;
-
FGTS: 8%;
-
Seguro de acidente de trabalho (SAT): de 1% a 3%;
-
Salário-educação: 2,5%;
-
Descanso semanal remunerado: 20%;
-
Sistema S (SEBRAE, SESI, SENAI, etc.): 3,3%;
-
13º salário: 8,33%;
-
Férias: 11,11%.
Considerando novamente o salário de R$ 3.000, o custo total pode ultrapassar R$ 5.200 por mês, dependendo do enquadramento. Ou seja, quase o dobro do salário nominal.
Outros custos que não podem ser ignorados
Além dos encargos trabalhistas, há custos indiretos que muitas vezes passam despercebidos, como:
-
Benefícios corporativos (alimentação, saúde, transporte);
-
Treinamentos e capacitação de equipe;
-
Equipamentos e infraestrutura de trabalho (principalmente no home office);
-
Custos com rescisões e indenizações.
Esses valores podem variar conforme o setor e o tipo de contrato, mas devem sempre ser considerados no planejamento financeiro.
Como equilibrar custo e produtividade de um funcionário
Para garantir que o investimento em mão de obra traga retorno, é essencial monitorar indicadores de desempenho (KPIs) e o ROI de cada colaborador.
Ainda mais, investir em capacitação contínua pode aumentar a produtividade e reduzir erros, evitando prejuízos futuros. Porém, todos esses investimentos precisam ser planejados e acompanhados com critérios financeiros bem definidos.
Nesse sentido, contar com uma plataforma de gestão contábil online faz toda a diferença. Com ela, você tem acesso a relatórios em tempo real sobre os custos da sua folha de pagamento e pode tomar decisões baseadas em dados.
Como economizar na contratação sem perder qualidade
Apesar de parecer um desafio, é possível reduzir custos de forma inteligente. Para isso:
-
Avalie o regime tributário da sua empresa — às vezes, migrar para o Simples Nacional reduz encargos de forma significativa.
-
Otimize processos internos — tecnologia e automação ajudam a cortar desperdícios e erros manuais.
-
Invista em retenção de talentos — turnover alto gera novos custos de contratação e treinamento.
Assim, você economiza sem comprometer a qualidade da equipe e o crescimento do negócio.
Definitivamente, entender o custo de um funcionário é essencial para manter as finanças do seu negócio sob controle. Mas você não precisa fazer esses cálculos sozinho.
A ContaÁgil, contabilidade online especializada em pequenas e médias empresas, ajuda você a planejar contratações com precisão, calcular encargos e garantir que tudo esteja em conformidade com a legislação.
Desde a abertura da empresa até o acompanhamento mensal, nossa equipe de especialistas cuida de toda a parte contábil, enquanto você foca no seu negócio.
