Antes de mais nada, entender os tipos de nota fiscal eletrônica é essencial para qualquer empresa que busca estar em conformidade com a legislação brasileira. Afinal, a emissão correta da nota fiscal não apenas garante a formalização das operações comerciais, como também evita multas, sanções e até mesmo problemas com a fiscalização.
Neste artigo, você vai descobrir os principais tipos de notas fiscais eletrônicas, quando cada uma deve ser utilizada, quais são os status possíveis desses documentos junto à SEFAZ e como a tecnologia pode facilitar todo esse processo.
Por que emitir nota fiscal?
Primeiramente, vale lembrar que a emissão de nota fiscal é obrigatória para empresas, com exceção do MEI quando vende para pessoa física. Ela permite que o governo controle as transações comerciais e calcule corretamente os tributos a serem recolhidos. Além disso, funciona como comprovante fiscal e é essencial em casos de trocas ou devoluções.
Empresas que não emitem nota correm sérios riscos: a multa pode chegar a até 10 vezes o valor da transação, e em caso de reincidência, o responsável pode até ser preso por até cinco anos.
Quais são os principais tipos de nota fiscal eletrônicas?
Atualmente, existem diversos tipos de nota fiscal eletrônica. Cada um deles possui uma função específica e deve ser utilizado conforme o tipo de operação realizada. A seguir, listamos os principais:
nf-e (nota fiscal eletrônica de produtos)
É o modelo mais utilizado. Serve para documentar a venda de produtos físicos entre empresas ou para o consumidor final. Sua emissão é feita junto à Secretaria da Fazenda estadual e está sujeita ao recolhimento de ICMS e IPI.
nfs-e (nota fiscal de serviço eletrônica)
Voltada para a prestação de serviços, sua emissão é feita pela prefeitura do município onde está registrada a empresa prestadora. Abrange atividades como SaaS, consultorias, creches, academias e muito mais. O imposto principal aqui é o ISS, de competência municipal.
nfc-e (nota fiscal do consumidor eletrônica)
Utilizada no varejo, como supermercados, farmácias e açougues. Substitui os antigos cupons fiscais impressos. Deve ser emitida em tempo real, no momento da venda, e possui limite de valor: acima de R$ 200 mil, é necessário emitir uma NF-e.
cf-e (cupom fiscal eletrônico)
Documento eletrônico que registra vendas no varejo. Pode ser emitido por meio do SAT (em estados como SP e CE) ou por ECF (equipamento com certificação digital). É usado em operações presenciais e simplifica obrigações acessórias para o contribuinte.
ct-e (conhecimento de transporte eletrônico)
Destinado a empresas de transporte de cargas, esse modelo substitui o antigo conhecimento de transporte em papel. É obrigatório para transportadoras e garante mais segurança e agilidade na fiscalização do transporte.
Existem três variações:
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CT-e complementar: corrige informações da nota original.
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CT-e de substituição: substitui um CT-e com erro.
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CT-e de anulação: cancela o CT-e antes da saída da carga.
ct-e os (conhecimento de transporte eletrônico para outros serviços)
Utilizado em serviços como transporte de pessoas, animais ou valores. Tem estrutura semelhante ao CT-e comum, mas com campos específicos.
mdfe (manifesto eletrônico de documentos fiscais)
Esse documento reúne em um só local todas as informações de CT-es e NF-es relacionados a uma mesma carga. É obrigatório em operações interestaduais ou intermunicipais com mais de um documento fiscal envolvido.
nfa-e (nota fiscal avulsa eletrônica)
Usada por empresas ou profissionais que não são obrigados a emitir NF-e regularmente, como MEIs. A emissão varia conforme o estado e, em muitos casos, ainda exige o armazenamento físico do documento.
nf3-e (nota fiscal de energia elétrica eletrônica)
Emitida pelas concessionárias de energia, essa nota padroniza o registro da prestação do serviço e facilita o controle da arrecadação do ICMS sobre a energia elétrica.
nota fiscal de exportação
Documento essencial para validar a saída de mercadorias do Brasil. Além de garantir a regularidade da operação perante o Fisco, também serve para obter benefícios fiscais e comprovar a exportação no país de destino.
nota fiscal de remessa
Emitida quando há movimentação de mercadorias sem transferência de propriedade, como em casos de doações, brindes, consertos ou envio entre filiais. Garante a não incidência de impostos e a legalidade do transporte.
nota fiscal complementar
Utilizada para corrigir ou complementar informações de uma NF-e já autorizada. Pode ajustar valores, impostos ou quantidades. Deve sempre referenciar a nota original.
E quanto aos status da nota fiscal?
Depois de emitida, a nota fiscal pode assumir diferentes status na SEFAZ. Veja os principais:
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Autorizada: está válida para todos os efeitos legais.
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Rejeitada: contém erros e não foi registrada; deve ser corrigida.
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Denegada: há irregularidade fiscal com o emitente ou destinatário. Não pode ser cancelada ou reutilizada.
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Cancelada: o emissor decide cancelar após autorização, dentro do prazo legal.
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Inutilizada: quando há quebra na sequência numérica e a nota não será usada.
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Em processamento: está aguardando validação da SEFAZ.
A importância da série da nota fiscal
A série é um número sequencial que ajuda a organizar as emissões. Empresas podem usar séries diferentes para controlar filiais, regimes ou operações específicas. Segundo o Ajuste SINIEF 08/09, é possível emitir várias séries simultaneamente, desde que sigam uma numeração crescente e sem repetições.
Como a tecnologia ajuda na emissão de notas fiscais?
A emissão eletrônica de notas fiscais foi um dos grandes avanços da contabilidade digital. Ela permite:
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Integração com sistemas de gestão (ERP);
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Armazenamento automático em formato XML;
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Redução de erros humanos;
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Automação do processo de apuração de tributos;
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Emissão rápida, com mais segurança e rastreabilidade.
Além disso, plataformas especializadas, como a da ContaÁgil, oferecem soluções que facilitam desde a geração da nota até o controle financeiro e fiscal completo do seu negócio.
Como resultado, fica claro que dominar os tipos de nota fiscal eletrônicas e seus usos é essencial para manter seu negócio regularizado, otimizar os processos financeiros e evitar problemas com o Fisco.
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