Veja 4 motivos ideais para fazer a gestão eletrônica de documentos na empresa

Você manipula diariamente pilhas de documentos em sua empresa e, muitas vezes, não sabe como lidar com elas? Então, pare de se preocupar agora mesmo! Neste post, você conhecerá mais sobre a gestão eletrônica de documentos e descobrirá 4 motivos para implementar esse procedimento em sua empresa. 

A gestão eletrônica de documentos é o conjunto de processos que garantem uma administração eficiente e apropriada da papelada de uma organização. Ela cuida do controle e arquivamento dos documentos, de acordo com padrões definidos pelos gestores, bem como do manuseio e da conservação apropriados. 

A gestão eletrônica de documentos auxilia na organização e no controle dos documentos da companhia, a fim de que sejam facilmente encontrados e preservados por mais tempo.

Conheça, agora mesmo, 4 motivos pelos quais você não pode deixar de fazer a gestão eletrônica de documentos em seu negócio. Vamos lá?!

1. Redução de custos

A gestão eletrônica de documentos leva a um aumento da informatização da empresa. Ganha-se espaço com a eliminação de pilhas de papéis, o que diminui gastos com a locação de espaços, por exemplo. 

Além disso, são reduzidos os custos com reproduções físicas também, uma vez que todos os documentos importantes passam a ser digitalizados.

2. Aumento da segurança

A gestão eletrônica de documentos faz com que toda a papelada da empresa seja organizada, garantindo que as informações sejam encontradas mais facilmente. Isso ajuda na redução do risco de perda de dados, aumentando a segurança das informações na empresa. 

Além disso, a gestão de documentos também se preocupa com a criação de cópias de segurança nos processos de digitalização. Assim, há a garantia de que as informações serão preservadas, mesmo quando houver imprevistos. 

3. Otimização dos processos

A gestão eletrônica de documentos possibilita que os funcionários acessem um documento remotamente, por meio de sistemas informatizados. Dessa forma, eles não precisam perder tempo deslocando-se e procurando um determinado documento. 

O tempo que é economizado faz com que os processos tornem-se mais ágeis, eficientes e dinâmicos. Com uma boa gestão eletrônica de documentos, você verá o desperdício de tempo diminuir em sua empresa, enquanto os processos serão continuamente melhorados.

4. Aumento da produtividade

Como a gestão eletrônica de documentos possibilita uma otimização dos processos da empresa, você perceberá que os funcionários serão mais produtivos. Isso porque eles gastarão menos tempo para desempenhar as mesmas atividades de antes. 

Além disso, eles trabalharão mais motivados por não precisarem utilizar o tempo para atividades desgastantes, como a busca por documentos físicos desorganizados. A motivação extra também levará a um aumento da produtividade na empresa. 

Assim, uma boa gestão eletrônica de documentos, certamente, contribuirá para o sucesso da sua empresa. Para que ela aconteça de maneira adequada, lembre-se, então, de separar os documentos de acordo com o uso, digitalizá-los e criar cópias de segurança, além de seguir uma tabela de temporalidade ao arquivá-los. 

Você gostou de conhecer os motivos pelos quais deve se preocupar em fazer uma gestão eletrônica de documentos em sua empresa? Então, certamente, você se interessará também em descobrir as vantagens de armazenar documentos online para PME. Boa leitura!