O termo Invoice Internacional serve para designar um tipo de Nota Fiscal, também conhecido como Comercial Invoice ou apenas Invoice. O documento em questão serve para representar uma operação comercial e, em linhas gerais, funciona da mesma maneira do que uma fatura de pagamento.
Conhecer mais a respeito do funcionamento da Invoice é importante para qualquer empresa que tenha clientes no exterior, visto que é preciso formalizar a receita e manter a prestação de serviços regular.
Como existem algumas regras que todos os empreendedores precisam cumprir para atuar dessa maneira no mercado, o presente artigo vai explicar os processos para a emissão da Invoice International, bem como os impostos que precisam ser pagos para fazer ou receber pagamentos do exterior.
Quais são as informações presentes na Invoice Internacional?
O primeiro passo para a emissão de uma Invoice é conhecer as informações que precisam estar presentes no documento. Existem diversos modelos prontos e a empresa pode optar por segui-los ou por criar o seu próprio. Entretanto, independente da escolha, todos devem contar com os dados a seguir:
- Nome e endereço das partes envolvidas (importador e exportador);
- Tipo de transporte utilizado;
- Quantidade, peso bruto e líquido da mercadoria;
- Descrição completa da mercadoria;
- Termos e condições de venda (INCOMTERMS);
- Preço unitário, moeda da transação e valor total das mercadorias;
- Modo de pagamento;
- Tipo de embalagem;
- Número e marca dos volumes;
- Data de emissão;
- Assinatura do exportador;
- Emissão de 3 vias (todas devidamente carimbadas e assinadas).
Outro aspecto importante sobre a Invoice International é que o documento deve ser redigido no tanto no idioma de quem presta o serviço quanto no do beneficiário, localizado no exterior.
Além disso, uma dúvida bastante comum é a possibilidade de um Microempreendedor Individual (MEI) emitir este tipo de documento. É importante destacar que a emissão se faz necessária, mas existe um cenário no qual isso não é uma obrigatoriedade para o microeempreendor.
A desobrigação acontece quando a venda for feita dentro do Brasil e diretamente para o consumidor final. Entretanto, sempre que a transação internacional envolver outra empresa será preciso fornecer uma Invoice Internacional.
Também é interessante pontuar que as importações por parte de MEIs são legalizadas de acordo com a Lei dos Sacoleiros e eles podem fazer exportações através do Exporta Fácil dos Correios.
Porém, assim como outros tipos de empresas, precisam seguir à risca as orientações fornecidas pela Receita Federal do Brasil para garantir que as suas operações estejam dentro da lei.
Em quais situações é necessário emitir a Invoice International?
Quando uma atividade de exportação ou prestação de serviços para o exterior acontece, a Inovoice precisa ser emitida. Ela é uma obrigação de quem vende um produto ou presta um serviço, visto que se trata de um documento com caráter de cobrança.
Outro aspecto que precisa ser comentado é que uma Inovice International deve ser feita logo após o faturamento do serviço e dentro de um período previamente acordado com o cliente.
É válido mencionar que nem todas as transações comerciais entre empresas e clientes de países distintos exigem a emissão deste documento. Porém, mesmo em cenários de desobrigação o mais recomendado é que ela seja feita de qualquer forma.
• Emissão obrigatória: sempre que o valor de uma operação for superior a US$3 mil ou o equivalente a isso em outra moeda, a Invoice International se torna obrigatória para fins de regulamentação e registro da transação.
• Emissão indicada: No caso de transações inferiores a US$3 mil ou valor equivalente em outra moeda, a emissão da Invoice é indicada, mas deixa de ser uma obrigatoriedade. Assim, o motivo para a indicação é somente apontar o código da natureza da transação e evitar problemas futuros caso o comprovante seja necessário.
Por fim, vale ressaltar que cada região possui um processo distinto para gerar a Invoice International. Desse modo, é preciso procurar pela prefeitura da cidade onde a empresa se situa para descobrir quais são os critérios. Também é interessante conversar a respeito com um contador.
Como pagar uma Invoice Internacional?
Uma vez que o empresário tomou conhecimento de como é feito o processo de emissão da Invoice na sua região, é chegado o momento de realizar o pagamento. Sobre isso, é importante afirmar que a transação pode ser feita através de bancos tradicionais ou plataformas especializadas.
No caso das plataformas, devido à diversidade, é preciso fazer uma pesquisa aprofundada para encontrar aquelas que oferecem as melhores condições em termos de taxas, tarifas e câmbio usado pelos provedores de conversão.
Vale destacar que tudo isso é bastante mutável e oscila conforme o câmbio é modificado. Além disso, as taxas e tarifas também podem ser alteradas por mudanças na legislação e nos acordos comerciais entre os provedores e as instituições financeiras/contábeis.
Apesar das variações, é possível destacar que toda transação comercial internacional gera impostos. No caso da Invoice Internacional, a empresa está isenta do pagamento de Cofins e PIS, mas existem outros a serem pagos. Eles são variáveis e que a sua alíquota depende do serviço prestado.
Entretanto, o IOF, que consiste no imposto sobre Operações Financeiras, é um dos principais. Atualmente, é cobrado 0,38% do valor da nota em IOF. Além disso, a depender da natureza da transação, o Imposto de Renda também pode ser cobrado.
Como lançar uma Invoice Internacional na contabilidade da empresa?
Quando se fala sobre o lançamento da Invoice na contabilidade, é preciso considerar primeiramente o fechamento do câmbio, que é responsável por determinar o momento de venda da moeda estrangeira para o banco ou plataforma usada no recebimento do pagamento.
Em termos práticos, é preciso considerar as variações até o dia do recebimento do valor. Porém, para fins de faturamento, o cálculo somente considera o preço da moeda no dia que o negócio foi fechado.
Como se trata de um processo bastante complexo e que pode assustar pessoas que estão iniciando as suas operações internacionais, o mais recomendado é que os lançamentos de Invoice International sejam feitos por um profissional da contabilidade empresarial.
Para mais artigos sobre contabilidade sem burocracia, viste o blog da Contágil.
