Você sabe quais são as obrigações acessórias de sua empresa?

Independentemente do seu tamanho, toda empresa tem obrigações com o Fisco. Há as principais, que envolvem algum pagamento (tributo ou multa, por exemplo) e as obrigações acessórias, que dizem respeito à prestação de contas.

Parece complexo? De fato, esse assunto gera muita dúvida e vários detalhes não podem ser esquecidos. Deixar de cumprir uma obrigação sempre traz dor de cabeça, às vezes, até prejuízos financeiros.

Quer saber quais são as obrigações acessórias que a sua empresa precisa cumprir? A gente reuniu todas as informações mais importantes sobre o assunto. Confira!

O que são as obrigações acessórias?

As obrigações principais surgem quando algo específico acontece na empresa — é o que chamamos de fato gerador. Por exemplo, quando você faz uma venda, paga:

  • ICMS, se for um comércio;
  • ISS, caso seja uma empresa de prestação de serviços.

Já as obrigações acessórias são, basicamente, a prestação de contas dessas informações, como um dever que não é financeiro, mas administrativo, e que serve para comprovar o cumprimento das obrigações principais.

Quais são as obrigações acessórias de uma empresa?

Todas as empresas têm obrigações principais e acessórias independentemente do seu porte e regime tributário. Confira, a seguir, a lista completa desses deveres.

Declaração Eletrônica de Serviços

É uma declaração municipal devida pelas empresas que atuam na prestação de serviços. Ela deve ser entregue mensalmente à Receita Municipal reunindo o demonstrativo dos serviços prestados a cada mês.

Em alguns municípios a Declaração Mensal foi dispensada, substituída pela Nota Fiscal Eletrônica de Serviços.

Guia de Informação e Apuração do ICMS

É uma declaração estadual devida mensalmente pelas empresas que se enquadram no regime geral de apuração do ICMS. Essa declaração, em algumas UF’s foi dispensada, substituída pela EFD ICMS/IPI.

Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA)

Também é estadual. Quem recolhe o ICMS e utiliza o PED — Processamento Eletrônico de Dados — para emitir documentos fiscais ou para escriturar Livros Fiscais tem que entregar o SINTEGRA mensalmente. Ele também é uma obrigação acessória para quem usa o Emissor de Cupom Fiscal (ECF) e para os que fazem Substituição Tributária.

Em alguns estados, o envio do SINTEGRA também foi substituído pela EFD ICMS/IPI.

Escrituração Contábil Digital (EFD ICMS/IPI)

É uma das obrigações estaduais mensais que fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela substitui o controle em papel dos seguintes documentos:

  • Registro de Entradas;
  • Registro de Saídas;
  • Registro de Inventário;
  • Registro de Apuração do IPI;
  • Registro de Apuração do ICMS;
  • Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP);
  • Controle de Produção e Estoque.

Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF)

A primeira obrigação acessória federal da lista, a DCTF, é entregue mensalmente e reúne os dados de pagamento dos impostos federais — como IRPJ, CSLL etc.

EFD Contribuições

Essa é outra obrigação mensal que faz parte do SPED, mas tem caráter federal. Deve ser enviada com a escrituração da contribuição para o PIS/Pasep da Cofins e na escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.

Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP/GFIP)

A GFIP é a declaração mensal de informações trabalhistas, previdenciárias e relativas ao FGTS. Mesmo empresas que não têm empregados registrados devem cumprir essa obrigação acessória.

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

O CAGED também tem envio mensal e informa admissões e desligamento de empregados de carteira assinada. O sistema do Seguro-Desemprego e os programas sociais utilizam esses dados para conferência.

Escrituração Contábil Digital (ECD)

A ECD faz parte do SPED e deve ser enviada anualmente, substituindo a entrega física das seguintes obrigações acessórias, quando exigidas:

  • Livro Diário;
  • Livro Razão;
  • Livro Balancetes Diários;
  • Balanços e fichas de lançamento.

Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

É uma obrigação federal de caráter anual implementada em 2014 para substituir a DIPJ — Declaração de Informação Econômico-Fiscais de Pessoa Jurídica. Tudo o que impacta o cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido deve ser informado na ECF.

Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)

Essa declaração federal deve ser feita anualmente para informar à Receita Federal todo o valor retido a título de imposto nos pagamentos feitos pela empresa.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

A RAIS é enviada anualmente ao governo para ajudar a controlar a atividade trabalhista. Por meio dela, são identificados os trabalhadores que têm direito ao abono salarial anual do PIS/PASEP, por exemplo.

Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF)

A DIRPF dos sócios também é vista como obrigação acessória anual de pessoas físicas.

Livros comerciais e fiscais

O registro e a entrega dos livros fiscais também são obrigações acessórias das empresas. Portanto, vale a pena conferir quais são eles:

  • Livro Diário — registra a escrituração contábil e deve conter atos e operações de atividades que impactam o patrimônio da empresa;
  • Livro Razão — resume e totaliza em contas e subcontas os lançamentos feitos no Livro Diário em ordem cronológica;
  • Livro de Registro de Duplicatas — obrigatório para empresas que emitem duplicatas;
  • Livro Caixa — comprova a movimentação financeira e bancária da empresa;
  • Livro Registro de Inventário — reúne informações sobre mercadorias, produtos, matérias-primas, incluindo o que estiver em fabricação ou no almoxarifado na data do balanço patrimonial efetuado para a apuração;
  • Livro Registro de Entradas — serve para identificar os fornecedores e as compras de itens para industrialização ou comercialização;
  • Livro para Registro Permanente de Estoque — é obrigatório para empresas que realizam atividades imobiliárias de compra e venda ou de incorporação e construção em imóveis, terrenos ou loteamentos;
  • Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur) — registra a apuração do lucro real, do IRPJ e da CSLL. No SPED, foi substituído pelo e-Lalur e segue as normas da ECF. Essa é a única obrigação acessória que não é devida às empresas de Lucro Presumido;
  • Livro de Movimentação de Combustíveis — obrigação diária para postos que revendem combustíveis.

Cabe lembrar que as empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas de boa parte dessas obrigações. Nesse caso, é devido o envio da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), da GFIP, da DIRF e da RAIS, alguns municípios deve entregar a Declaração de Serviços e em algumas UFs deve apresentar informações sobre Substituição Tributária de ICMS.

O que muda com o eSocial?

O eSocial é um projeto do governo federal que digitaliza e unifica várias obrigações acessórias de caráter trabalhista. Assim, em vez de você repetir a prestação de informações em diferentes meios, envia tudo uma única vez. Assim, as obrigações acessórias abaixo não precisarão mais ser enviadas individualmente:

  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).

Por que contar com ajuda especializada nesse processo?

Você já parou para pensar no trabalho que dá e no tempo perdido com o cumprimento de todas essas obrigações? Quem deixa de enviar uma delas, mesmo por esquecimento, pode ser considerado irregular pelo Fisco, se sujeitando a multas e sanções pesadas.

Uma saída muito mais segura e econômica — veja quanto tempo você deixa de gastar e quantas pessoas libera dessa atividade — para cuidar desse importante assunto é usar a tecnologia como aliada.

Existem empresas especializadas nesse processo, que não cometem os erros típicos do dia a dia de um empreendedor sobrecarregado. Basta um computador ou tablet conectado à internet para apurar impostos e levantar as obrigações acessórias vinculadas.

O custo/benefício de uma solução dessas é excelente e pode ser a diferença para a sustentabilidade de micro, pequenas e médias empresas, que passam a ter excelência na gestão de suas obrigações acessórias.

Quer saber mais sobre o assunto? Entre em contato com a Conta Ágil e entenda como podemos ajudar você!