Fluxo de caixa: tenha controle sobre as finanças da sua empresa

O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais eficientes para fazer a gestão financeira de uma empresa. Seu objetivo é registrar todas as movimentações financeiras do caixa, controlando entradas e saídas dos recursos financeiros.

Quando as entradas são maiores do que as saídas, há um saldo positivo. Do contrário, quando a saída é maior, a empresa possivelmente entrará no vermelho e terá prejuízos.

O controle do fluxo de caixa pode ser diário, semanal, mensal ou anual. Além dos registros, é importante que ele tenha projeções e estimativas. Outra ação essencial é contabilizar os saldos dos ciclos anteriores para ir compondo as disponibilidades de caixa.

Mas como fazer isso de uma forma prática e eficiente? Listamos aqui algumas dicas. Acompanhe a seguir!

A necessidade do controle de fluxo de caixa semanal

Como dissemos, o controle pode ser feito diária, semanal, mensal ou anualmente. Você precisa determinar essa periodicidade, pois é a pessoa mais capacitada a analisar qual é o volume de movimentação da sua empresa e o melhor período para fazer esse controle.

Agora, o fundamental é que os dados sejam constantemente atualizados e suas anotações alimentadas com todas as movimentações financeiras efetuadas. Por isso, fazer esse controle semanalmente possivelmente é a estratégia mais inteligente.

Por que fazer o controle do fluxo de caixa semanalmente?

Geralmente, as empresas traçam um planejamento estratégico anual, definindo as metas para o período, mas que é, na verdade, construído mês a mês, conforme a sazonalidade das vendas e outros fatores.

Assim, cada mês tem sua meta. Mas você não apura os números somente depois que o mês fecha, afinal, o que passou não pode ser mudado. Por isso, avaliando as parciais semanalmente, você tem tempo para adequações, sempre buscando alcançar o esperado.

Além disso, fazer a projeção para a semana é muito mais simples, pois ela é menos sujeita a imprevistos. Fazendo isso, paralelamente a um planejamento de médio e longo prazo, você ganha uma visão completa da situação.

Então, parta para a prática! Analise entradas e pagamentos semanais para compor seu fluxo de caixa. Mas se você não tem demanda para fazer um fluxo com essa periodicidade, organize as finanças do mês mesmo.

Isso pode ajudar muito na hora de prever gastos e pagamentos que precisam ser feitos futuramente, sem que você comprometa o dinheiro antecipadamente.

Como controlar as contas a receber?

Para ter controle total do fluxo de caixa, você precisa saber exatamente quanto tem para receber e como agir em cada situação. Por exemplo, que tal ligar e manter um contato mais pessoal com devedores de valores mais altos e que estão mais atrasados?

Com aqueles que devem menos, você pode mandar apenas um e-mail para conservar a comunicação. O importante é não deixar a dívida cair no esquecimento e focar no pagamento, seja à vista (com ou sem um desconto) ou por parcelamento.

A ideia é facilitar o pagamento e diversificar as alternativas para quitação. Quanto mais opções e facilidades sua empresa oferecer, mais provável será que seus clientes permaneçam em dia. Outra boa sugestão é oferecer descontos para quem adiantar prestações, sanando antes da data prevista.

O que fazer com as contas a pagar?

As contas a pagar são o Calcanhar de Aquiles de muitas empresas. Não pelo compromisso em si. O mais difícil mesmo é casar as datas de vencimento com as entradas no caixa.

Para ter equilíbrio, você precisa conhecer:

  • seu ciclo econômico, que é o tempo que suas mercadorias ficam paradas no estoque;
  • seu ciclo operacional, que é tempo total de recebimento, começando a contar da data de estocagem da mercadoria;
  • seu ciclo financeiro, que é ciclo operacional menos o prazo de pagamento com seus fornecedores.

Sabendo isso e conhecendo suas obrigações financeiras na palma da mão, você consegue definir como ajustar o fluxo de caixa para não atrasar as contas.

Veja só: se você compra os produtos, e eles passam cerca de 10 dias em estoques antes de serem vendidos, esse é seu ciclo econômico.

Então, quando vende, você demora 30 dias para receber, pois esse é o seu contrato com as operadoras de cartão de crédito. Nesse caso, seu ciclo operacional é de 40 dias.

Mas, caso o pagamento aos fornecedores seja feito em 15 dias da data da compra, por exemplo, o ciclo financeiro será 40 – 15, ou seja, 25. Sabe o que isso significa? Que você paga os fornecedores 25 dias antes de receber de seus clientes.

Sabendo disso, você pode tomar alternativas para gerenciar suas contas a pagar, como negociar o plano com a operadora para receber antes (sem pagar taxas maiores, de preferência), fazer promoções para clientes que pagam à vista ou, ainda, conseguir prazos melhores com seus fornecedores.

De toda forma, é fundamental gerenciar as contas e pagar todas em dia, evitando gastos desnecessários com multas e atrasos.

As precauções para lidar com imprevistos

Imprevistos sempre acontecem. Quanto mais bem-preparado você estiver, menos eles afetarão seu negócio. Por isso, forme uma boa reserva para eventualidades, como:

  • acidentes de trabalho;
  • manutenções inesperadas de computadores;
  • crises no mercado econômico etc.

Agora, como o fluxo de caixa pode ajudar nisso? Simples: faça um aprovisionamento mensal (deixe previsto no planejamento) como fundo de emergência. Coloque depósitos regulares a partir do fluxo de caixa da empresa, e você estará pronto para qualquer imprevisto!

Falando nisso, também é bom se preparar para os “previstos”, ok? Aqueles gastos que você sabe que virão, mas que geralmente pesam muito no orçamento, como pagamento de férias e décimo terceiro para seus funcionários. Ao separar um valor mensal no caixa, você evita ter que conseguir todo esse dinheiro em um único mês.

A definição de objetivos para o fluxo de caixa

Com o fluxo de caixa, você pode projetar o que vem pela frente. Em cenários de crise, isso é essencial para que sua empresa não seja muito afetada pela queda nos negócios.

Sempre pense e aja positivamente. Olhe para o seu fluxo de caixa e avalie como expandir ou fazer investimentos na empresa. Por exemplo:

  • Tenho mais demanda que consigo atender” — que tal investir em capacidade de produção ou aumentar sua equipe de vendas?
  • Minha margem de lucro é baixa” — uma boa estratégia é investir, para aumentar o lucro financeiro da empresa!
  • Tenho um estoque muito alto, que está aumentando meu ciclo operacional” — você já pensou em fazer uma grande queima e repensar o seu planejamento de compras?

Assim, o planejamento estratégico vai ser o mais acertado, de acordo com a realidade do caixa da empresa e seus objetivos.

A organização ideal do fluxo de caixa

Não existe um método específico para controlar seu fluxo de caixa. Alguns empresários fazem isso manualmente, com anotações e contas em papel, também há quem prefira uma planilha eletrônica.

Mas investir em um sistema apropriado é mais profissional. Geralmente esse tipo de ferramenta oferece informações mais completas, como gráficos e lembretes. O ideal é encontrar um que seja adequado às rotinas, ao porte e às necessidades específicas da sua empresa.

Se você se preocupa com os custos, é bom considerar alguns pontos, como:

  • o uso desse tipo de solução é, hoje, muito comum, portanto o custo diminuiu, já que não há necessidade de encomendar a criação de uma ferramenta específica para cada empresa;
  • os gastos também baixaram por causa da Cloud Computing, a computação na nuvem. Agora, muitas ferramentas funcionam como plataformas online, sem necessidade de instalar programas nos computadores da empresa;
  • a relação custo-benefício também precisa ser avaliada, pois muitas vezes a economia gerada supera o valor investido.

A estrutura, independentemente da periodicidade, segue um padrão específico. Um fluxo de caixa semanal, diário ou mensal típico lista as fontes e os usos de recurso e se divide em três componentes, que são:

  • operacional — é a atividade-fim do negócio, os produtos e serviços que se propõe a vender para seus clientes;
  • investimentos — vem de outras fontes, como compra de imóveis, equipamentos e outros ativos fixos. Inclui a aquisição de bens imprescindíveis para a empresa trabalhar bem;
  • financeiro — é o dinheiro de e para fontes externas, como credores, investidores e acionistas. Empréstimos, amortizações, emissão de debêntures e ações e pagamento de dividendos estão entre os itens incluídos nessa parte.

A importância de manter controle sobre o fluxo de caixa

O fluxo de caixa pode ser comparado a um reservatório: o líquido entra por uma fonte e sai por um escoador. Se o fluxo de saída é mais forte que o de entrada, logo o reservatório esvazia.

Da mesma forma, uma empresa com entradas e saídas de dinheiro descontroladas logo fica sem renda para pagar suas obrigações, como impostos, folhas de pagamento e aluguel. Há vários problemas em não gerenciar corretamente o fluxo de caixa. Veja alguns deles!

Prejuízos financeiros

Uma empresa sem planejamento acaba ficando sem dinheiro em caixa para pagar impostos e outras obrigações. E, assim, acaba gastando mais, com juros e multas.

Oportunidades perdidas

Sem fazer o fluxo de caixa semanal, a empresa não consegue se programar para investir. Ao optar por manter o controle rotineiro, ela pode:

  • calcular o saldo positivo (o que sobrou depois do pagamento das contas);
  • aprovisionar uma parte para os gastos futuros;
  • equilibrar seu capital de giro, repondo as retiradas;
  • investir o restante, escolhendo boas oportunidades de negócio.

Falta de liquidez

Ter liquidez é, em suma, ser capaz de honrar seus compromissos. E ela influencia diretamente no crédito que a empresa tem no mercado. Você pode perder sua credibilidade junto a bancos, clientes e fornecedores, devido à falta de liquidez.

Insatisfação dos clientes

Por falar em clientes, sem controle do fluxo, uma empresa pode ter de atrasar entregas por não possuir dinheiro para comprar ou enviar produtos, ou, ainda, contratar um funcionário a mais para melhorar o atendimento.

Agora, você já sabe a importância de ter um bom fluxo de caixa semanal e entende como pode ser prejudicial deixar essa atividade de lado. Reveja sua rotina de controle e procure aprimorá-la, assim verá grandes melhorias nas finanças do negócio.

Quer saber mais sobre esse e outros assuntos importantes para sua empresa? Acompanhe nossas redes sociais! Temos sempre conteúdo de qualidade no Facebook, LinkedIn e Instagram.​