Descubra as vantagens de armazenar documentos online para PME

Manter e organizar registros é uma tarefa essencial para o sucesso do gerenciamento de qualquer negócio. A prática também faz parte de suas obrigações legais, já que toda empresa precisa armazenar informações fiscais e prestar contas à Receita. Tudo isso pode ser feito de uma forma fácil, precisa e segura, optando por armazenar documentos online.

Neste texto, você descobrirá algumas vantagens de armazenar documentos online, conhecerá melhor a importância de uma boa gestão de arquivos digitais, aprenderá a proteger seus documentos e ainda poderá adquirir mais clareza sobre como fazer isso de forma prática. Confira!

Qual é a importância da gestão de documentos?

Nunca é tarde para começar a usar um bom sistema de documentação em sua empresa. Trata-se de uma parte importante da gestão do negócio, ajudando a assegurar que você está cumprindo com todas as obrigações legais e tributárias. A seguir, você vai conferir razões práticas pelas quais o correto armazenamento de documentos é importante.

Atender obrigações fiscais

Acontece em muitas empresas: todos os meses, na preparação dos documentos para o cálculo de impostos, a equipe perde muitas horas de trabalho levantando as informações necessárias para prestar contas e, às vezes, tem que fazer até hora extra.

legislação tributária no Brasil é grande, complexa e sofre constantes modificações. Com a documentação sempre organizada, esse trabalho fica muito mais fácil e sua empresa perde menos tempo na hora de enviar as informações para o contador.

Outro ponto importante, talvez o mais relevante, é a armazenagem das Notas Fiscais Eletrônicas, pois trata-se de obrigação fiscal. A empresa tem o dever de armazenar de forma organizada pelo prazo mínimo de 5 anos todas as Notas Fiscais emitidas e recebidas.

Mas, atenção: quando falamos de Nota Fiscal Eletrônica (NFE) não se trata do arquivo em formato PDF, mas, sim, do arquivo fiscal digital em formato .XML. Num caso de fiscalização e não atendimento às regras de arquivamento, pode haver a incidência de multas altíssimas.

Tomar decisões melhores

Pense em toda a documentação que a sua empresa produz: ordens de compra, notas fiscais, folhas de pagamento, balancetes, planilhas de todo tipo, dentre outros. São muitas as informações, e organizar apenas uma ou outra parte em lugares diferentes pode dar uma impressão errada da saúde do negócio.

A empresa pode estar vendendo muito e emitindo várias notas fiscais de alto valor, mas, também, comprando ou se endividando, por exemplo. Com a documentação organizada, fica mais fácil visualizar o que está acontecendo e tomar decisões melhores.

Demonstrar a situação financeira para credores e investidores

Você emprestaria dinheiro para alguém cujas finanças você não consegue entender? Se sua resposta é “não”, a do banco provavelmente também será. Quando uma empresa que não tem todas as informações organizadas precisar de crédito, pode ser bem difícil conseguir.

Uma boa gestão de documentos não apenas ajuda o administrador do negócio, mas dá ao investidor ou instituição financeira mais segurança para conceder um empréstimo ou fazer investimentos.

Quais as vantagens de armazenar documentos online?

Agora você já conhece as vantagens de uma gestão de documentos de forma geral. Mas, qual é a melhor forma de fazer isso? A maneira tradicional é documentar tudo em papel, distribuindo pastas em pesados arquivos, gavetas e assim por diante.

Por outro lado, muitas organizações já aprenderam a levar as informações para o computador. Dados do Sebrae mostram que 16% das empresas pretendem ter sistemas de gestão eletrônica de documentos.

Contudo, apenas transferir esses dados para a máquina não é suficiente. Muitos dos problemas do papel permanecem na mera gestão eletrônica. Sendo assim, é melhor fazer uma gestão dos documentos online, ou seja, conectada à internet. Essa prática tem vários benefícios para o seu negócio, como veremos a seguir.

Redução da burocracia

A documentação dentro da empresa é algo muito sério — especialmente aquela que lida com obrigações fiscais, como apuração de impostos, documentos fiscais e entrega de balancetes. Por essa razão, implementa-se um fluxo de trabalho com muitas etapas, evitando erros e fraudes.

No entanto, com a gestão de documentos online, os próprios protocolos se encarregam de fornecer segurança, reduzindo o número de etapas necessárias. Os softwares fazem a conferência dos registros e mantêm a integridade jurídica dos dados.

Segurança do backup

Um registro no computador não é necessariamente mais seguro do que em papel. O arquivo pode ser corrompido, deletado por acidente ou ter o acesso dificultado em caso de atualização do software usado para abri-lo.

Com a gestão de documentos online, os arquivos estão hospedados em um servidor externo, ou seja, fora da empresa. O fornecedor se encarrega de fazer o backup e assegurar o acesso aos dados. Dessa forma, não há risco de sua empresa perder a documentação.

Segurança da informação

Outro problema que pode ocorrer com as informações nos computadores da empresa é que, sem a política de informática adequada, o arquivo pode ser copiado por um hacker ou acessado por um funcionário com intenção maliciosa. A gestão de documentos online é mais segura, já que o fornecedor tem um serviço especializado em proteger os dados.

Simplificação da forma de trabalhar

Muitas empresas ainda adotam uma forma antiquada de trabalhar: o envio de e-mails com documentos anexos, atualizados constantemente. O processo é lento e consome cada vez mais tempo e dados conforme o tamanho do arquivo cresce. Além disso, fica difícil identificar qual é realmente a versão mais recente.

A gestão de documentos online, por sua vez, elimina a necessidade desses e-mails e qualquer pessoa autorizada a acessar os documentos enxergará a mesma coisa.

Redução de custos

A gestão de documentos online é mais econômica. Seu negócio não precisa comprar e manter grandes servidores ou arquivos físicos para armazenar os documentos. Além disso, ela corta gastos com papel, tinta e impressoras.

Ao enviar os documentos pela internet, os custos com motoboys e despachantes são eliminados, bem como as possíveis perdas de prazo nos envios por causa de engarrafamentos. Com a digitalização, a organização pode até ganhar espaço removendo estantes e prateleiras que antes guardavam pesados arquivos em papel.

Facilidade na padronização

Encontrar um documento pode ser uma tarefa árdua quando não existe uma padronização lógica no momento de arquivá-lo. Por isso, armazenar documentos online permite organizar todos os arquivos de acordo com padrões eficientes e fáceis de localizar.

Além de facilitar o acesso, esse método também torna mais simples a rastreabilidade e o controle de todas as informações contidas nos documentos. Você já deve imaginar o resultado: mais produtividade, agilidade, qualidade e, claro, menos retrabalho.

Agilidade no arquivamento e manuseio

Você já viu que armazenar documentos online gera uma quantidade enorme de vantagens que estão atreladas à agilidade do processo. Isso significa que a burocracia é reduzida, a segurança é aumentada, o trabalho se torna mais simples, menos oneroso e padronizado.

Com tudo isso, permita-se imaginar todo o processo de arquivamento de documentos, de forma simples e rápida: você recebe o documento, digitaliza (caso seja físico), envia o arquivo para uma pasta na nuvem ou para uma plataforma integrada. Tudo isso por meio do seu computador, celular ou qualquer dispositivo móvel.

Algumas empresas já oferecem soluções de inteligência artificial para o gerenciamento de documentos online. No entanto, é sempre válido revisitar as políticas de segurança do serviço digital escolhido.

Como ter documentos online em qualquer lugar?

A gestão de documentos online é feita “na nuvem”. Isso quer dizer que as informações da sua empresa ficam armazenadas nos computadores de um fornecedor especializado e são acessíveis pela internet.

Isso funciona da mesma forma que os aplicativos de smartphone com os quais você já está acostumado. A maior parte das informações não está no seu aparelho, mas, sim, nos servidores da empresa — como seus e-mails do Gmail ficam nos servidores do Google.

A gestão de documentos online significa que eles podem ser acessados de qualquer lugar. Você ou os funcionários autorizados podem ler e mostrar demonstrativos financeiros, documentos de registro da empresa, como contrato social e CNPJ, tudo em um tablet, laptop ou smartphone quando estiverem num almoço ou viagem de negócios, por exemplo. Em outras palavras, é possível fazer mais trabalhos com mais precisão e em menos tempo.

Como garantir a segurança dos documentos online?

Armazenar documentos online é uma ótima alternativa, mas demanda cuidados importantes para que os dados e as informações da empresa não sejam expostos. Para isso, procure sempre se manter atento aos seguintes aspectos:

Gerencie suas senhas

As senhas devem ser pouco óbvias e, quanto mais difíceis de decifrar, melhor. Para isso, vale utilizar os recursos conhecidos como “senhas fortes”, compostas por caracteres especiais, letras maiúsculas e minúsculas, números.

Além disso, é importante frisar que todos os arquivos devem conter senha. Preferencialmente, elas devem variar entre um arquivo e outro e serem alteradas periodicamente. Isso garante que as senhas não fiquem salvas em dispositivos, expondo os documentos ao risco.

Sob esse aspecto, também é essencial nunca salvar as senhas no navegador web, muito menos fornecê-las a qualquer pessoa. Por fim, lembre-se sempre de realizar logout nas páginas cujo acesso exija senha.

Tenha um software de apoio

Um bom sistema de gestão de documentos pode garantir maior segurança para os seus dados. Isso acontece porque a automatização de alguns processos diminui a exposição dos documentos, evitando que eles passem de mão em mão, por exemplo.

Empresas que trabalham com tecnologia de ponta na gestão de dados podem fornecer inúmeras vantagens que vão bem além da segurança, como facilidade na assinatura de documentos, organização, consulta prática, validade jurídica etc. No entanto, é sempre importante prezar por softwares com boa credibilidade e reconhecimento no mercado.

Faça um treinamento

Preparar os colaboradores para armazenar documentos online é outro passo importante para garantir a segurança das informações da empresa. Isso vai desde o correto gerenciamento das senhas até a forma de salvar, efetivamente, as informações na nuvem ou software escolhido.

Como são as pessoas que manuseiam e operam os processos envolvendo os documentos, elas precisam ser aptas a lidar com eles da melhor forma. Por isso, investir em um bom treinamento para armazenar documentos online de forma segura é um investimento bastante relevante.

A essa altura, você já entende muita coisa sobre armazenar documentos online, não é mesmo? Que tal começar a descobrir como levar essa realidade para a sua empresa e melhorar o gerenciamento de informações importantes do negócio? Entre em contato conosco e deixe-nos ajudar!