Como funciona a nota fiscal eletrônica? Tire suas dúvidas agora!

A nota fiscal eletrônica é uma das ferramentas mais importantes para empreendedores e profissionais liberais. Poder emiti-la confere credibilidade ao seu negócio e muita agilidade, já que o processo pode ser feito sem sair de casa.

Neste texto você aprenderá tudo o que precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica, as vantagens que ela oferece, e por que integrá-la à contabilidade online.

O que é nota fiscal eletrônica?

De acordo com a Receita Federal, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital (sem versão em papel), emitido e guardado para documentar, para fins fiscais, operação de venda de mercadorias ou prestação de serviços (NFS-e).

A validade jurídica da NF-e é garantida pela assinatura digital do remetente e pela autorização de uso fornecida pelo Fisco.

Atualmente, a NF-e é usada para documentar a venda de mercadorias ou serviços para pessoas jurídicas, ou seja, um Microempreendedor Individual (MEI) até pode emitir a nota eletrônica, desde que o cliente seja uma PJ.

Como faço para emitir nota fiscal eletrônica?

Para emitir NF-e ou NFS-e é preciso ter um negócio com CNPJ. Pode ser um MEI ou uma empresa maior, como uma micro ou pequena empresa.

Em seguida, é preciso fazer o registro desse negócio na prefeitura (no caso dos serviços) ou na Junta Comercial do Estado (no caso da venda de mercadorias).

Finalmente, a empresa precisa obter um certificado digital. Esse serviço é vendido por diferentes empresas, normalmente em planos anuais. O software devidamente instalado se conecta ao sistema da prefeitura, por exemplo, de modo que o empreendedor posse emitir notas fiscais eletrônicas devidamente certificadas sem sair de casa.

Quais são as vantagens da nota fiscal eletrônica?

A NF-e pode ser emitida inteiramente sem sair de casa. Já em muitas cidades a Nota Fiscal comum precisa ser verificada pessoalmente em um posto de atendimento da prefeitura, por exemplo.

Emitir NF-e também significa reduzir tempo e dinheiro que seriam gastos com papel, tinta e o serviço de motoboys.

As notas fiscais eletrônicas têm ainda a grande vantagem de serem armazenadas digitalmente, sendo mais fácil organizá-las e acessá-las e também estão menos sujeita a erros humanos na hora do preenchimento de dados.

E o mais importante: por serem certificadas digitalmente no momento da emissão, as notas fiscais eletrônicas oferecem grande segurança jurídica para as transações.

Por que integrar a nota fiscal eletrônica à contabilidade online?

As vantagens da nota fiscal eletrônica ficam ainda melhores com a integração delas a um serviço de contabilidade online.

Integração com o financeiro

Como documentam a entrada de receita do negócio, as informações da NF-e podem alimentar automaticamente as planilhas de vendas, as contas a receber e o fluxo de caixa. O administrador terá um retrato mais preciso das operações e da saúde financeira da empresa.

Mais produtividade

Integrar as notas à contabilidade online significa que cada informação só precisa ser produzida uma vez. Em vez de redigitar os dados para cada setor da empresa, basta emitir a nota e o sistema se encarregará do resto.

Cálculo dos impostos

Dá muito trabalho calcular corretamente os impostos, em especial para municípios diferentes do da sede da empresa. Um serviço de contabilidade online pode sugerir automaticamente o preenchimento correto dos impostos devidos a cada transação.

A integração eficiente entre nota fiscal eletrônica e contabilidade online é uma importante vantagem competitiva para os negócios. Significa perder menos tempo preenchendo planilhas e calculando impostos e ter mais possibilidades de investir em oferecer mercadorias e serviços para seus clientes. Além disso, dá ao gestor mais clareza sobre o fluxo de caixa e outras informações financeiras.

E então, este post foi útil para você? Se ficou alguma dúvida ou se existe algum assunto sobre o qual você queira saber, deixe sua sugestão nos comentários!

Tudo o que você precisa saber sobre MEI

Se você trabalha sozinho, de forma autônoma, já deve muitas vezes ter sentido a necessidade de uma formalização maior do seu negócio. Antigamente, era muito comum que profissionais “comprassem” notais fiscais de outros, quando precisavam emitir uma para realizar um trabalho. Isso até a criação do MEI.

Desde 2009, quando essa lei foi sancionada, muitas pessoas puderam empreender e sair da informalidade de uma forma muito mais simples e rápida. Está pensando em se encaixar nessa categoria e não sabe muito bem como funciona? Vamos explicar tudo para você! Acompanhe o artigo e confira!

Você sabe o que é MEI?

O Microempreendedor Individual (MEI) é a regularização de quem trabalha por conta própria. Sendo MEI, você vai ter um CNPJ, o direito de emitir notas fiscais, contribuir para sua aposentadoria e até contratar um funcionário para trabalhar com você (só não pode ser seu cônjuge, o que é proibido por lei).

Em linhas gerais, o MEI não precisa de um contador, embora algumas vezes seja indicado para deixar tudo organizado. Você vai pagar um imposto fixo por mês, de acordo com a sua atividade. Em 2018, os valores mensais são os seguintes:

  • comércio e indústria — R$ 48,70;
  • serviços — R$ 52,70;
  • comércio e serviços — R$ 53,70.

Essa obrigação mensal já inclui o ICMS ou ISS e uma contribuição à Previdência. Por isso, o MEI é isento de pagar tais impostos sobre cada mercadoria vendida ou serviço prestado.

Em caso de atraso no pagamento, a multa será de 0,33% por dia de atraso — limitada a 20% — e os juros serão calculados com base na taxa Selic para títulos federais. O MEI não exige a redação de um contrato social ou de qualquer outro documento adicional.

É importante frisar que o MEI só precisa pagar impostos a partir do mês seguinte ao que teve o primeiro faturamento. Vamos imaginar que você abra seu MEI em julho, mas o primeiro cliente só surja em setembro. Nesse caso, o primeiro boleto será pago em outubro (correspondente a setembro) e, a partir daí, deverá ser pago todos os meses.

O valor do imposto é sempre o mesmo ao longo do ano, independente do faturamento em cada mês.

Quais atividades podem ser exercidas pelo MEI?

Para saber se você pode ser cadastrado como MEI, é preciso analisar sua atividade e seu faturamento. Você pode faturar até R$ 81.000 anuais, ou seja, uma média de R$ 6.750 por mês.

Também é preciso consultar a tabela de atividades que se enquadram no MEI. Você pode registrar uma ocupação principal e até outras 15 secundárias. Por exemplo, um profissional liberal da comunicação poderia escolher, ao mesmo tempo:

  • editor(a) de jornais diários independente;
  • editor(a) de vídeo independente;
  • promotor(a) de eventos independente;
  • professor(a) particular independente.

As profissões regulamentadas não se encaixam no MEI, justamente porque o programa foi desenvolvido para incluir na legalidade profissionais que não tivessem um sindicato de classe para representá-los (e permitir mais arrecadação ao governo desses trabalhadores informais). Porém, é comum hoje em dia que profissionais de formação universitária abram um MEI para trabalhar de forma independente, fora do emprego.

O cadastro também é usado por todo tipo de profissional liberal ou autônomo, como alfaiate, animador de festas, artesão, astrólogo, cabeleireiro, comerciante, diarista, DJ, fotógrafo, guia de turismo, lavadeiro de roupas, maquiador, mecânico, padeiro, sorveteiro, taxista e vendedor ambulante.

Quem não pode abrir um MEI?

Pensionistas e servidores públicos federais em atividade são proibidos de abrir um MEI. Para funcionários públicos estaduais e municipais, a legislação varia e deve ser consultada conforme o caso. Quem já é titular, sócio ou administrador de outra empresa também não pode abrir um MEI.

Empregados com carteira assinada podem abrir um MEI para trabalhar “por fora” do emprego, mas, em caso de demissão sem justa causa, não terão direito ao Seguro-Desemprego. Quem já recebe, pode ter o benefício cancelado ao abrir um MEI.

Quais as vantagens de se tornar um MEI?

Sair da informalidade e abrir um MEI oferece várias vantagens ao profissional. A primeira delas é ganhar um CNPJ, que confere credibilidade aos seus potenciais clientes. De posse dele, você pode assinar contratos como pessoa jurídica e também abrir conta empresarial em bancos.

Um MEI pode emitir Notas Fiscais, exigência de muitos clientes, especialmente empresas, para comprar mercadorias ou serviços. Isso inclui a Nota Fiscal Eletrônica, que pode ser emitida com poucos cliques, do computador da sua casa, sem necessidade de talão de papel. De posse do CNPJ do MEI, o empreendedor pode também tomar empréstimos em bancos como pessoa jurídica.

Um MEI adquire cobertura previdenciária para si e seus dependentes. Havendo tempo de contribuição mínimo de 180 meses (15 anos), tem direito a aposentadoria por idade aos 60 anos (mulheres) ou 65 anos (homens). A partir de 12 meses de contribuição, já tem direito a auxílio-doença e aposentadoria por invalidez. A partir de 10 meses, pode reivindicar salário-maternidade.

Finalmente, a carga tributária do MEI é bem baixa em relação à de empresas maiores ou de um trabalhador com carteira assinada, trazendo vantagens aos profissionais que se enquadram nessa categoria.

Já sabendo de tudo isso, quais são os passos para abrir de fato o seu MEI?

Acesse o Portal do Empreendedor e depois clique em Formalize-se. Os documentos que você vai precisar são:

  • CPF;
  • título de eleitor;
  • número do recibo da entrega do IRPF.

O procedimento é realmente bem simplificado dentro do site. Você vai precisar fazer a escolha da sua categoria e cadastrar seu endereço. Lembre-se de conferir bem a tabela e ver se a sua atividade se encaixa no formato MEI. Se não for o caso, talvez seja melhor você optar por abrir uma ME (Microempresa). Mas falaremos sobre isso em outro artigo.

Imediatamente ao fim do cadastro você já recebe o seu Certificado de Condição de Microempreendedor Individual, que também serve como alvará provisório. Para providenciar o definitivo, você deve ir até a Prefeitura da sua cidade. Se sua categoria for um comércio, você também vai precisar fazer a inscrição estadual. Para isso, consulte a Junta Comercial do seu Estado.

Com seu MEI funcionando plenamente, você precisa ficar atento a algumas obrigações, que são simples, mas precisam ser cumpridas. Todos os meses você precisa preencher o Relatório Mensal de Receitas e realizar o pagamento da guia de recolhimento mensal.

Além disso, uma vez por ano, você é obrigado a fazer a Declaração Anual Simplificada, um documento que vai constar todo o faturamento daquele ano.

E a Nota Fiscal?

Para a emissão de Nota Fiscal, você precisa consultar a Prefeitura da sua cidade para saber o procedimento local. Algumas cidades já permitem ao MEI a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, que facilita muito o processo — mas não é obrigatória.

De forma geral, o procedimento será este:

  1. cadastre-se no Portal do Empreendedor e obtenha seu CNPJ de MEI;
  2. informe esse CNPJ na Prefeitura da sua cidade e consulte como fazer para emitir Nota Fiscal Eletrônica;
  3. adquira um serviço que permita a você emitir Notas Fiscais do computador da sua casa.

O MEI não é obrigado legalmente a emitir Notas Fiscais para consumidor pessoa física. Ressalta-se também que o ICMS ou ISS do MEI é pago dentro da taxa fixa todos os meses, e, portanto, ele está isento desses impostos a cada venda. Ou seja: a carga tributária do MEI não varia conforme as vendas aumentam, desde que o faturamento fique abaixo dos R$ 81.000,00 anuais.

E o Imposto de Renda?

Quem é MEI precisa declarar IR? Vamos por partes, pois isso é bem importante e gera muito conflito. Quem é MEI fica isento do pagamento do Imposto de Renda Pessoa Jurídica. Mas o de Pessoa Física precisa ser feito normalmente se você teve rendimentos superiores a R$ 40 mil no ano pelo MEI.

Você ainda precisa declarar IRPF se teve rendimentos tributáveis no ano superiores a R$ 28.559,70, ou seja, se além do MEI você tem alguma fonte de renda — como aluguéis ou trabalho com carteira assinada — que é tributada normalmente.

É por isso que mesmo tendo um MEI, para não correr riscos, o mais indicado é que você conte com o serviço de um contador ou de uma contabilidade online para que esse encaminhamento seja adequado e você não tenha problemas.

Como ocorre o desenquadramento do MEI?

Quando o faturamento ultrapassa os R$ 81.000 por ano, o negócio deixa de ser enquadrado nos benefícios do MEI é já é necessário abrir outro tipo de empresa. Se você seguir trabalhando sozinho, há duas possibilidades: o Empresário Individual e a Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli).

No primeiro caso, a pessoa física responde por dívidas da pessoa jurídica. No segundo, o empresário responde apenas até o limite do capital social da empresa.

Já se a expansão do seu negócio inclui a contratação de funcionários, é hora de considerar abrir uma Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP). No primeiro caso, o faturamento é de até R$ 360.000 por ano; no segundo, de até R$ 3,6 milhões por ano. É importante ressaltar que estamos falando de faturamento e não de lucro.

Para dar baixa no MEI, o processo também é feito no Portal do Empreendedor. A baixa é feita mesmo se o MEI estiver com débitos trabalhistas ou tributários. Essas obrigações serão cobradas posteriormente. Após dar baixa, esse CNPJ é irrecuperável. A mesma pessoa pode criar outro MEI depois, com outro CNPJ.

Mais informações sobre o assunto?

Para finalizar, vamos listar algumas curiosidades pontuais sobre o MEI de forma simplificada:

  • você não tem custos para fazer o cadastro;
  • você pode ter até um funcionário com carteira assinada;
  • você não precisa ter um estabelecimento comercial — sua empresa pode funcionar na sua própria casa;
  • você pode escolher até 16 atividades simultâneas — a lista tem mais de 480 possibilidades;
  • com um MEI, você pode participar de licitações públicas.

O MEI é uma forma cada vez mais popular de formalizar o trabalho de profissionais autônomos. Ele permite a emissão de Notas Fiscais e concede um CNPJ para que você possa assinar contratos. Essa é a melhor porta de entrada para o empreendedor que está começando.

Quer ficar por dentro das novidades em contabilidade e gestão para pequenas e médias empresas? Então curta nossa página no Facebook para receber dicas de posts e novidades em promoções.

Quais são os tipos de empresas? Saiba como abri-las!

Abrir uma empresa é uma forma de trabalhar com o que a gente gosta e, quem sabe, ganhar mais dinheiro do que faturaríamos em um emprego com carteira assinada. Ser dono do próprio negócio significa assumir mais controle sobre o próprio sucesso, mas você sabia que existem vários tipos de empresas no Brasil?

Um dos problemas mais comuns que o empreendedor encontra na hora de abrir um negócio é como escolher a categoria certa para o negócio que ele tem em mente. Por isso, o mínimo a fazer é conhecer todas as possibilidades para escolher a que melhor se encaixe na sua realidade.

Neste texto você vai conhecer as principais categorias de empresas existentes na nossa legislação, assim como seus prós e contras. Depois, vai aprender um pouco sobre como abrir cada uma delas. Confira!

Microempreendedor Individual (MEI)

Criada em 2008 pelo governo, o MEI é uma categoria para arrecadar impostos de trabalhadores informais e ajudar a formalização dos negócios de menor porte. Entre os tipos de empresas, é o mais fácil de abrir e, por isso, é possível obter um CNPJ em poucos minutos.

Quem atua como MEI pode faturar até R$ 81 mil por ano — ou seja, em média, R$ 6.750 por mês. Quando esse valor é ultrapassado, o empreendedor deve passar para outra categoria.

O MEI é o tipo de empresa mais fácil de abrir e o que paga menos impostos, que é recolhido por meio do pagamento de um boleto mensal. Entre suas desvantagens está o fato de que ele é limitado a um faturamento anual baixo e pode empregar, no máximo, só um funcionário.

Empresário Individual

O Empresário Individual pode tanto ser Microempresa (ME) quanto Empresa de Pequeno Porte (EPP) — tudo depende do faturamento do negócio. Trata-se essencialmente de um CNPJ para que uma pessoa exerça atividades de faturamento mais alto, que pode chegar a R$ 3,6 milhões por ano — em média até R$ 300 mil por mês.

Empresa Individual de Responsabilidade Limitada

A famosa Eireli é semelhante ao Empresário Individual, mas com uma grande vantagem. A responsabilidade do dono é limitada ao capital da empresa. A desvantagem é justamente exigir esse capital social, que deve ser de, pelo menos, 100 salários mínimos.

Sociedade Limitada

São empresas com dois ou mais sócios, cujo nome termina em “Ltda.” Essa marca significa exatamente que a responsabilidade dos sócios está limitada ao capital social da empresa. Sociedades limitadas oferecem oportunidades de crescimento, mas exigem dividir as decisões com sócios e o pagamento de pró-labore para o administrador.

Sociedade Anônima

As empresas S.A. possuem acionistas — e não apenas sócios — e os papéis podem ou não ser negociados em Bolsa. Este tipo de empresa é o que oferece a maior possibilidade de capitalização e, por isso, atrai interessados em comprar títulos. Naturalmente, com isto vem a responsabilidade de distribuir lucros aos acionistas.

Bônus: Como abrir um negócio e escolher entre os diferentes modelos de empresas?

A melhor decisão entre os diferentes modelos de empresas vai depender de alguns fatores e entre eles está o faturamento. Um empreendedor que está no início do seu negócio ainda não tem grande faturamento vai naturalmente optar pelo MEI, que pode ser aberto pelo Portal do Empreendedor em poucos cliques.

A opção entre as diferentes categorias de empresas maiores vai depender da natureza do seu serviço e, por isso, você precisa se questionar se consegue fazer a atividade sozinho ou precisa contratar funcionários, além de pensar no seu capital ou se precisa de acionistas para abrir o negócio.

Por fim, é preciso salientar que a abertura dos tipos de empresas que não são MEI exige alguns passos importantes, que podem incluir o registro na Junta Comercial e a redação de um contrato social. Agora que você sabe mais sobre eles, é hora de colocar as mãos à obra.

E aí, gostou do conteúdo do post? Quer continuar a aprender sobre o assunto? Então entenda de uma vez por todas como registrar uma empresa e aproveite nossas dicas!