Descubra as vantagens de armazenar documentos online para PME

Manter e organizar registros é uma tarefa essencial para o sucesso de qualquer negócio. A prática faz parte também de suas obrigações legais, já que toda empresa precisa armazenar informações fiscais e prestar contas à Receita. Tudo isso pode ser feito de forma mais fácil e com mais precisão e segurança com o armazenamento dos documentos online.

Neste texto, você conhecerá melhor a importância de uma boa gestão de arquivos digitais, aprenderá sobre as vantagens de ter os documentos online para as PME e terá mais clareza sobre como fazer isso de forma prática. Confira!

Qual é a importância da gestão de documentos?

Nunca é tarde para começar a usar um bom sistema de documentação em sua empresa. Trata-se de uma parte importante da gestão do negócio, ajudando a assegurar que você está cumprindo com todas as obrigações legais e tributárias. A seguir, vamos explorar alguns benefícios de manter registros precisos e atualizados:

Atender obrigações fiscais

Acontece em muitas empresas: todos os meses, na preparação dos documentos para o cálculo de impostos, a equipe perde muitas horas de trabalho levantando as informações necessárias para prestar contas e, às vezes, tem que fazer até hora extra.

A legislação tributária no Brasil é grande, complexa e sofre constantes modificações. Com a documentação sempre organizada, esse trabalho fica muito mais fácil e sua empresa perde menos tempo na hora de enviar as informações para o contador.

Outro ponto importante, talvez o mais importante, é a armazenagem das Notas Fiscais Eletrônicas, pois trata-se de obrigação fiscal. A empresa tem o dever de armazenar de forma organizada pelo prazo mínimo de 5 anos todas as Notas Fiscais emitidas e recebidas, e quando falamos de Nota Fiscal Eletronica (NFE) não se trata do arquivo em formato PDF, mas sim do arquivo fiscal digital em formato .XML. Num caso de fiscalização e não atendimento às regras de arquivamento, pode haver a incidência de multas altíssimas.

Tomar decisões melhores

Pense em toda a documentação que a sua empresa produz: ordens de compra, notas fiscais, folhas de pagamento, balancetes, planilhas de todo tipo, dentre outros. São muitas as informações, e organizar apenas uma ou outra parte em lugares diferentes pode dar uma impressão errada da saúde do negócio.

Por exemplo, a empresa pode estar vendendo muito e emitindo várias notas fiscais de alto valor, mas, também, comprando ou se endividando. Com a documentação organizada, fica mais fácil visualizar o que está acontecendo e tomar decisões melhores.

Demonstrar a situação financeira para credores e investidores

Você emprestaria dinheiro para alguém cujas finanças você não consegue entender? Se sua resposta é “não”, a do banco provavelmente também será quando uma empresa que não tenha todas as informações organizadas precise de crédito. Uma boa gestão de documentos não apenas ajuda o administrador do negócio, mas dá ao investidor ou instituição financeira mais segurança para conceder um empréstimo ou fazer investimentos.

Quais as vantagens de armazenar documentos online?

Agora você já conhece as vantagens de uma gestão de documentos de forma geral. Mas, qual é a melhor forma de fazer isso? A maneira tradicional é documentar tudo em papel, distribuindo pastas em pesados arquivos, gavetas e assim por diante.

Muitas organizações, por outro lado, já aprenderam a levar as informações para o computador. Dados do Sebrae mostram que 16% das empresas pretendem ter sistemas de gestão eletrônica de documentos.

Contudo, apenas transferir esses dados para a máquina não é suficiente. Muitos dos problemas do papel permanecem na mera gestão eletrônica, sendo assim, é melhor fazer uma gestão dos documentos online, ou seja, conectada à internet. Essa prática tem vários benefícios para o seu negócio, como veremos a seguir.

Redução da burocracia

A documentação dentro da empresa é algo muito sério — especialmente aquela que lida com obrigações fiscais, como apuração de impostos, documentos fiscais e entrega de balancetes . Por essa razão, implementa-se um fluxo de trabalho com muitas etapas, evitando erros e fraudes.

No entanto, com a gestão de documentos online, os próprios protocolos se encarregam de fornecer segurança, reduzindo o número de etapas necessárias. Os softwares fazem a conferência dos registros e mantêm a integridade jurídica dos dados.

Segurança do backup

Um registro no computador não é necessariamente mais seguro do que em papel. O arquivo pode ser corrompido, deletado por acidente ou ter o acesso dificultado em caso de atualização do software usado para abri-lo.

Com a gestão de documentos online, os arquivos estão hospedados em um servidor externo, ou seja, fora da empresa. O fornecedor se encarrega de fazer o backup e assegurar o acesso aos dados. Dessa forma, não há risco de sua empresa perder a documentação.

Segurança da informação

Outro problema que pode ocorrer com as informações nos computadores da empresa é que, sem a política de informática adequada, o arquivo pode ser copiado por um hacker ou acessado por um funcionário com intenção maliciosa. A gestão de documentos online é mais segura, já que o fornecedor tem um serviço especializado em proteger os dados.

Simplificação da forma de trabalhar

Muitas empresas ainda adotam uma forma antiquada de trabalhar: o envio de e-mails com documentos anexos, atualizados constantemente. O processo é lento e consome cada vez mais tempo e dados conforme o tamanho do arquivo cresce. Além disso, fica difícil identificar qual é realmente a versão mais recente.

A gestão de documentos online, por sua vez, elimina a necessidade desses e-mails e qualquer pessoa autorizada a acessar os documentos enxergará a mesma coisa.

Redução de custos

A gestão de documentos online é mais econômica. Seu negócio não precisa comprar e manter grandes servidores ou arquivos físicos para armazenar os documentos. Além disso, ela corta gastos com papel, tinta e impressoras.

Ao enviar os documentos pela internet, os custos com motoboys e despachantes são eliminados, bem como as possíveis perdas de prazo nos envios por causa de engarrafamentos. Com a digitalização, a organização pode até ganhar espaço removendo estantes e prateleiras que antes guardavam pesados arquivos em papel.

Como ter documentos online em qualquer lugar?

A gestão de documentos online é feita “na nuvem”. Isso quer dizer que as informações da sua empresa ficam armazenadas nos computadores de um fornecedor especializado e são acessíveis pela internet.

Isso funciona da mesma forma que os aplicativos de smartphone com os quais você já está acostumado. A maior parte das informações não está no seu aparelho, mas, sim, nos servidores da empresa — como seus e-mails do Gmail ficam nos servidores do Google.

A gestão de documentos online significa que eles podem ser acessados de qualquer lugar. Você ou os funcionários autorizados podem ler e mostrar demonstrativos financeiros, documentos de registro da empresa, como contrato social e CNPJ, tudo em um tablet, laptop ou smartphone quando estiverem num almoço ou viagem de negócios, por exemplo. Em outras palavras, é possível fazer mais trabalhos com mais precisão e em menos tempo.

Agora que você entende melhor os benefícios de armazenar documentos online para a sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e vamos conversar sobre as soluções mais interessantes para o seu negócio!

Conheça 7 vantagens da contabilidade online

O serviço de contabilidade online já está se consolidando no Brasil, aparecendo com uma ótima opção aos escritórios tradicionais de contabilidade. Aliando benefícios como praticidade, rapidez e segurança, já é a escolha de muitos empresários de pequeno e médio porte. Você está se perguntando se contabilidade online é adequado para o seu negócio? Vamos mostrar que sim e apontar algumas das principais vantagens.

Antes de torcer o nariz imediatamente ou duvidar da facilidade desse serviço, acompanhe nosso raciocínio. Muitos segmentos estão passando por uma grande transformação, ancorados na Internet. O consumo de música e filmes agora tem um novo formato, as opções de estadia em viagens foram muito ampliadas com o AirBnB e o Uber iniciou uma mudança completa no segmento de transporte privado. É inevitável que esse movimento chegue também em outras área e venha para somar, facilitar e diminuir os custos para os clientes. Analisando todas essas informações, é óbvio que o serviço de contabilidade online veio para ficar, certo?

Então vamos avaliar juntos quais são as principais vantagens da contabilidade online para você!

1 – Rapidez e facilidade no atendimento

Por ser um modelo online, temos muita facilidade e rapidez no atendimento. Se você está acostumado com o modelo dos escritórios tradicionais, vai se surpreender com a agilidade da contabilidade online. No Conta Ágil, temos contadores e uma equipe de apoio completa sempre disponível para resolver seu problema o mais rápido possível.

2 – Segurança na contabilidade online

Eliminando a existência de rastros físicos, suas informações e documentos estão muito mais seguros em banco de dados e servidores altamente seguros. Isso vai evitar o vazamento de informações e a perda de dados e documentos através da criptografia.

3 – Fácil acesso

Como o sistema é totalmente online, você pode acessar e acompanhar suas informações a qualquer momento. Você terá acesso em qualquer dispositivo eletrônico. Basta uma simples configuração de segurança para que você acompanhe tudo o que acontece na sua empresa através do seu celular, tablet ou computador.

4 – Precisão e organização

Você chega no contador com uma série de documentos, papéis e pastas. Na hora de organizar as entregas, é uma confusão sem tamanho! Conhecemos a rotina de um escritório tradicional e acompanhamos esse momento muitas e muitas vezes. No Conta Ágil não precisa de mais nada disso. Você digitaliza seus documentos, faz o envio e fica tudo registrado em nosso banco de dados.

5 – Independência

Você tem seu login e senha e pode entrar no sistema a qualquer hora! Pode ter acesso a todos os seus documentos e gestão contábil sem precisar pedir para que ninguém separe pastas ou faça o envio de documentos específicos. Com essa facilidade, você pode inclusive estar mais próximo da sua contabilidade. E o melhor, acompanhar de perto os processos que são tão importantes para o seu negócio.

6 – Informações para tomada de decisão

Você terá documentos e informações disponíveis 24 horas por dia no nosso sistema. Dessa forma, terá sempre os dados mais atualizados para tomar qualquer tipo de decisão, sem precisar esperar nada.

7 – Melhor custo/benefício

A estrutura online faz com que a contabilidade online tenha o melhor custo/benefício para qualquer empresário de pequeno e médio porte. Na Conta Ágil, nossos planos podem ser contratados a partir de um investimento R$ 89,90 por mês, de acordo com a sua demanda e necessidade.

Gostou de todas essas vantagens? Acha que economizar tempo pode ser um grande benefício na correria da sua rotina? Então conheça nossos serviços e experimente gratuitamente por 30 dias.

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Entenda os custos de sua folha de pagamento e como gerenciá-la

Funcionários talentosos, motivados e produtivos são fundamentais para o sucesso de qualquer empresa, daí a importância da folha de pagamento. Saber calculá-la e gerenciá-la corretamente também evita que o negócio perca dinheiro com juros e multas.

Uma folha de pagamento bem administrada minimiza possibilidades de pagamentos desnecessários e ajuda a manter seus funcionários motivados, pois não haverá dúvidas a respeito da relação existente entre eles e sua empresa.

Mas, você sabe o que é folha de pagamento e a melhor forma de administrá-la? Vamos te ensinar neste artigo.

O que é folha de pagamento?

É a lista das remunerações pagas aos funcionários da empresa. É importante usar a palavra “remunerações” em vez de “salários” porque, muitas vezes, os salários líquidos correspondem a menos da metade da folha. Encargos trabalhistas como FGTS, INSS, vale-transporte e outros podem chegar a 60% do custo.

Como calcular a folha de pagamento?

O cálculo preciso da folha exige conhecimentos de rotinas de departamento pessoal e legislação trabalhista. O regime tributário adotado pela empresa também faz diferença. Por isso, pode ser útil contar com ajuda especializada para essa tarefa. No entanto, existem algumas noções básicas que todos podemos dominar.

Os encargos básicos que devem constar na folha, pagos pela empresa, são:

  • 8% de FGTS;
  • salário de férias com um terço a mais (quem recebe R$ 1.000 por mês tem R$ 1.333,33 de férias);
  • 13º salário.

E existem ainda dois encargos deduzidos do salário do trabalhador:

  • 8% a 11% de INSS;
  • até 6% do salário para vale-transporte (se for necessário mais do que isso, a diferença é custeada pela empresa).

Informação importante: esses encargos continuam sendo obrigatórios mesmo após a reforma trabalhista.

Quais as melhores dicas para gerenciar a folha?

Alguns processos gerenciais ajudam na administração da folha. Confira a seguir.

Classificar funcionários por categorias

Cada profissão é regida pela respectiva convenção coletiva e, quanto maior for a empresa, maior será o número de sindicatos envolvidos. Agrupar os colaboradores em categorias vai ajudar a seguir as normas.

Manter contato estreito com a contabilidade

A contabilidade da empresa deve estar em dia para garantir que haverá dinheiro em caixa para cumprir com todas as obrigações, inclusive o pagamento de férias, 13º e eventuais licenças-maternidade.

Manter um livro de ponto

É preciso manter um registro atualizado de faltas, horas extras, trabalho noturno e outros itens que afetam a folha. Isso também ajuda a empresa a não ser “surpreendida” quando um funcionário tira férias e a sua ausência prejudica o dia a dia do negócio.

Contar com a tecnologia

Ferramentas online de gestão facilitam e muito o trabalho com a folha e podem disparar lembretes de modo a fazer a equipe se planejar melhor para o pagamento das obrigações.

Quais problemas posso ter com a folha de pagamento?

A negligência ou a falta de cuidado com a folha podem gerar vários problemas para a empresa. O primeiro deles é o prejuízo com juros e multas quando o negócio não tem dinheiro em caixa para pagar obrigações, como FGTS, em dia. Além disso, atrasar o pagamento dos funcionários deixa sua equipe desmotivada e pode levar os melhores talentos a saírem da empresa.

Como você viu neste artigo, gerenciar uma folha de pagamento é muito importante e requer bastante trabalho. Por isso, você também poderá achar útil nosso texto Conheça 7 vantagens da contabilidade online. Boa leitura!

 

Contabilidade online: saiba como funciona esse serviço

O serviço contábil é fundamental em qualquer negócio. Isso porque, para sobreviver, uma empresa precisa ter lucro e pagar impostos — e é a fim de assegurar que todo esse processo corra bem que existe a contabilidade. Mas você sabia que é possível facilitar ainda mais o dia a dia da organização por meio da contabilidade online?

Neste texto, abordaremos tudo sobre o funcionamento dessa solução. Primeiramente, vamos falar da importância da contabilidade para as empresas e, depois, sobre o que é e como opera a contabilidade online. Em seguida, explicaremos as principais diferenças em relação à tradicional — como a agilidade e a facilidade — e, por fim, por que esse serviço é vantajoso e o que deve ser observado na hora de contratá-lo. Acompanhe!

O que é contabilidade?

A contabilidade possibilita avaliar se, em determinado período, o negócio obteve resultado positivo (lucro) ou resultado negativo (prejuízo), além de apresentar seus direitos (ativos) e obrigações (passivos).

A contabilidade é responsável por:

  • métodos para registrar transações (como ordens de compra e notas fiscais);
  • registrar as compras e vendas, traduzindo essas informações em dados confiáveis;
  • traduzir os registros financeiros em padrões adequados para a tomada de decisão;
  • conduzir auditorias internas;
  • oportunizar dados confiáveis para auditorias;
  • com base nas informações obtidas, identificar qual tributação é mais adequada ao seu negócio.

O que é e como funciona a contabilidade online?

A contabilidade online é um serviço localizado na nuvem, ou seja, em servidores externos. Isso significa que é necessária uma conexão com a internet para usá-la. E, também, que ela pode ser acessada de qualquer lugar, inclusive de um tablet ou smartphone. Assim, é possível acessar o sistema de onde você estiver, até mesmo da sala de espera do dentista ou do saguão do aeroporto. Seus serviços incluem:

  • auxílio em todas as etapas de abertura da empresa;
  • apuração dos impostos e identificação do que a empresa precisa pagar;
  • assistência na composição de contratos e obrigações societárias;
  • organização do processo de pagamento de salário dos funcionários e retirada do pró-labore.

Adotar uma contabilidade online (em vez de usar um escritório tradicional) faz grande diferença de uma perspectiva prática. A seguir, confira algumas vantagens dessa solução.

Quais as diferenças entre o serviço online e o tradicional?

Os objetivos da contabilidade permanecem, mas os métodos online buscam alcançá-los de forma mais eficiente. Veja as diferenças entre a online e a tradicional!

Mais fácil de fazer

Os serviços de contabilidade online são fáceis de aprender e usar na operação do dia a dia da organização. A empresa assinante do serviço pode atualizar as contas com poucos envios de dados ao sistema. Informações de extratos bancários e recibos podem ser carregadas automaticamente e processadas nas categorias adequadas.

Segurança

As informações contábeis da empresa ficam protegidas por um sofisticado sistema de segurança online. Além disso, como está tudo concentrado em único lugar, é mais difícil alguma informação se perder ou vazar. Quando está tudo em papel, os documentos importantes podem se perder.

Um funcionário pode esquecê-lo em uma gaveta, por exemplo. Ou a única pessoa que sabe ao certo onde o documento se localiza pode estar de férias no momento em que a empresa precisa dele. Com a contabilidade online, todas as informações importantes ficam disponíveis 24 horas por dia e na mesma plataforma.

Consistência e precisão

Uma das atividades mais importantes da contabilidade em qualquer empresa é fazer os números “baterem”, isto é, as informações como valores, CNPJ, endereço, etc. devem ser consistentes com a realidade e coerentes entre si. A organização trazida pela contabilidade online ajuda a empresa a reduzir o erro humano.

É mais fácil produzir documentos consistentes se está tudo organizado na mesma plataforma, reduzindo, também, o risco de erros de digitação.

Custo

Um dos grandes benefícios da contabilidade online é o custo: especialmente em pequenas e médias empresas, o gasto com contabilidade é alto em relação à receita. O serviço online é mais barato, seu custo é mais fácil de controlar e, por ser muito fácil de usar, o investimento para treinar os funcionários é pequeno.

As empresas online normalmente vendem assinaturas, de modo que seu negócio paga apenas um pouco por mês.

Por que a contabilidade online é vantajosa?

Você já viu várias diferenças em relação à contabilidade tradicional que tornam a online interessante, mas existem algumas vantagens desse serviço especialmente marcantes. Entenda!

Agilidade

A contabilidade online oferece facilidade e rapidez no atendimento ao cliente. Enquanto escritórios tradicionais são lentos para responder a dúvidas e entregar tarefas, a solução online é focada em oferecer rápido atendimento.

Disponibilidade

Como a solução é 100% online, o administrador pode acessar e acompanhar as informações da empresa a qualquer momento e em qualquer lugar, usando computador, notebook ou smartphone. Dá para conferir um balanço entre uma reunião e outra ou durante um almoço de negócios, por exemplo.

Produtividade

Trabalhar com papelada é tedioso, cansativo e pode gerar distrações e erros. Com a contabilidade online, seus funcionários gastam menos tempo com a burocracia contábil e mais tempo com a atividade-fim da empresa. Além disso, todo mundo é poupado dos deslocamentos ao escritório de contabilidade, bem como do entra e sai de documentos de papel.

O que observar na hora de contratar uma empresa da área?

Na hora de contratar, é importante entender quais os serviços que a empresa oferece e se eles vão ajudar o dia a dia do seu negócio. Pergunte sobre a disponibilidade e horários de suporte (inclusive para tirar dúvidas) e sobre os diferentes preços e planos. Finalmente, verifique se a empresa goza de boa reputação no mercado e como ela atende aos clientes já existentes.

Buscar uma empresa de qualidade é fundamental para garantir uma boa prestação de serviços. A ContaÁgil nasceu para facilitar e desburocratizar as rotinas contábeis das empresas. Com ferramentas tecnológicas e expertise no mercado contábil, entrega serviços contábeis confiáveis a preço justo.

Se este artigo foi útil para você e você quer entender como a contabilidade online pode contribuir com sua empresa na prática, entre agora em contato conosco e comece a mudar o futuro do seu negócio!

O que é pró-labore? Entenda agora como ele funciona!

O valor de retirada de pró-labore é assunto em pauta entre os sócios de uma empresa que buscam a devida remuneração perante o negócio. Contudo, a maioria dos empreendedores não sabe o que é pró-labore.
O tema pode ser polêmico e gerar muitas dúvidas, uma vez que existem várias informações divergentes na Internet a respeito da obrigatoriedade, da definição de valores, da diferença entre pró-labore e divisão de lucros, dentre outras particularidades.
Devido à importância do tema relacionado a esse tópico, nós decidimos elaborar um conteúdo com a intenção de esclarecer as principais dúvidas dos empresários sobre pró-labore. Acompanhe e confira!
O que é pró-labore?
O pró-labore é o provento que os sócios recebem pelo trabalho desenvolvido dentro da empresa. Todos os membros da sociedade que exercem alguma função, então, têm direito ao pró-labore. Porém, para fazer valer seu direito, é essencial que esteja circunstanciada, no contrato social da empresa, a imagem do administrador, que pode ser formada por uma ou mais pessoas.
Ao explicar o que é pró-labore, muitos podem achar que essa remuneração é um tipo de salário entregue aos sócios, certo? Tecnicamente, sim! Porém, é preciso tomar cuidado ao comparar essa remuneração com salários de funcionários contratados conforme as leis trabalhistas.
Qual a diferença entre pró-labore e salário?
Como já foi mencionado, os sócios que não exercem funções dentro da empresa não devem receber o pró-labore. Contudo, aqueles que têm direito à remuneração não têm benefícios trabalhistas, como férias, FGTS, décimo terceiro salário, dentre outros. Logo, o provento dos sócios-administradores não inclui esses valores.
Em virtude disso e de outros aspectos, nós não podemos dizer que salário e pró-labore são a mesma coisa, certo?
Qual é a obrigatoriedade do pró-labore?
Agora que você já sabe o que é pró-labore, é necessário explicar qual a exigência do governo sobre essa questão. Primeiramente, devemos deixar claro que a remuneração dos sócios-administradores é obrigatória.
Contudo, essa obrigatoriedade só existe mediante o seu primeiro faturamento (receita). Os sócios que estão no contrato social precisam pagar a previdência na condição de contribuintes obrigatórios. Portanto, essas questões precisam ser registradas. Caso contrário, a empresa pode ser questionada pela Receita Federal e, assim, você pode ter que pagar a quantia correta do INSS.
Como definir a quantia para pagamento dos sócios?
Dentro da legislação brasileira, o pró-labore é diferente do salário, portanto, não há definições sobre valores para retirada da remuneração dos sócios-administradores. Contudo, uma boa dica para os empreendedores que precisam estipular o valor de retirada do pró-labore é se imaginar empregando alguém.
Quanto você pagaria para um funcionário que realizasse a função de administrador do seu negócio? Essa pergunta pode ser fundamental para chegar a um valor justo.
Abaixo, segue um passo a passo para ajudá-lo a definir o valor de pró-labore:
defina as atividades que o sócio desempenhará na empresa;
faça uma pesquisa de mercado para avaliar a média salarial do profissional que realiza as mesmas atividades em outras sociedades;
defina o pró-labore baseado no salário do mercado;
pense no valor mensalmente, como um tipo de “salário”;
formalize o acordo de pró-labore para que tenha validade jurídica no direito trabalhista. Você pode fazer isso por meio do contrato social, criando cláusulas específicas e registrando na junta comercial do seu estado.
Lembramos que, para manter o bom controle em relação ao pagamento do pró-labore, é recomendável que a empresa faça uma transferência única para a conta corrente do sócio-administrador. É fundamental que o valor da remuneração não se misture ao que se refere à distribuição de lucro, justamente para não infringir as leis e, assim, evitar problemas com o Fisco.
E aí, curtiu nosso conteúdo? Conseguimos esclarecer todas as suas dúvidas sobre o que é pró-labore? Caso tenha interesse pelo tema, não deixe de assinar nossa newsletter para receber, na íntegra, mais informações sobre o universo contábil.