Antes de mais nada, vale dizer, a conciliação bancária é uma das tarefas mais importantes para manter a saúde financeira de qualquer empresa. Ainda assim, muitos empreendedores a deixam de lado, acreditando que se trata de apenas “conferir extratos”. Na prática, porém, esse processo pode ser o divisor de águas entre um negócio sustentável e outro com sérios problemas de caixa.
Segundo o IBGE, cerca de 60% das empresas brasileiras fecham antes dos cinco anos, isso pode acorrer pela falta de planejamento. Ou seja, não basta apenas saber como abrir uma empresa, é fundamental ter controle rigoroso de todas as entradas e saídas de dinheiro. E é exatamente aí que entra a conciliação bancária.
O que é conciliação bancária
Em primeiro lugar, a conciliação bancária nada mais é do que comparar o extrato da conta bancária com o controle financeiro interno da empresa. Assim, é possível verificar se todos os pagamentos e recebimentos registrados realmente foram compensados pelo banco.
Em outras palavras, trata-se de um processo de verificação, o que sua empresa anotou em planilhas, softwares ou ERPs precisa bater com o que o banco lançou no extrato. Caso haja divergências, é preciso investigá-las imediatamente.
Para que serve a conciliação bancária
A princípio, pode parecer apenas um detalhe administrativo. Contudo, a conciliação bancária oferece benefícios diretos para a gestão do negócio. Entre os principais, destacam-se:
- Saldo bancário confiável: ajuda nas decisões estratégicas, como investir em novos equipamentos ou quitar dívidas.
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Identificação de fraudes internas: depósitos com valores diferentes do real ou cheques não compensados podem ser detectados rapidamente.
- Fluxo de caixa saudável: evita surpresas desagradáveis e dá base sólida para o crescimento.
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Controle efetivo das movimentações: garante uma visão clara do que realmente entra e sai da conta.
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Planejamento orçamentário mais realista: permite alinhar receitas e despesas com maior precisão
Diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa
Muitos empreendedores confundem os dois conceitos. Porém, é importante destacar que fluxo de caixa e conciliação bancária são processos complementares, não sinônimos.
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Fluxo de caixa: registra todas as entradas e saídas de dinheiro, fornecendo uma visão geral das finanças e ajudando no planejamento.
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Conciliação bancária: confere se esses registros realmente correspondem aos lançamentos feitos no extrato bancário.
Assim, enquanto o fluxo de caixa mostra o que deveria acontecer, a conciliação comprova o que de fato ocorreu.
Como fazer uma conciliação bancária
Agora que você já entendeu o conceito, vamos ao passo a passo prático:
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Reúna os extratos bancários do período que deseja analisar.
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Organize os registros internos da empresa em planilhas ou sistemas de controle.
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Compare os lançamentos entre banco e controle interno.
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Identifique divergências e investigue suas causas.
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Ajuste os registros, garantindo que os dois estejam alinhados.
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Guarde toda a documentação para consultas futuras e eventuais auditorias.
Esse processo pode ser feito manualmente, por meio de planilhas, ou de forma automatizada com softwares de conciliação bancária.
Planilha de conciliação bancária: como estruturar
Ainda que a automação seja mais eficiente, muitos negócios começam usando uma planilha no Excel. Para isso, basta incluir colunas como:
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Data da transação
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Descrição (cliente, fornecedor ou motivo)
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Tipo (entrada ou saída)
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Valor
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Saldo bancário após a operação
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Status da conciliação (pendente ou conciliado)
Dessa forma, você já terá uma visão organizada e confiável das movimentações financeiras.
Conciliação manual x conciliação automática
Enquanto a conciliação manual exige que o empreendedor ou a equipe façam todas as comparações, a versão automatizada utiliza softwares que cruzam automaticamente os dados do banco com o sistema interno da empresa.
Além de otimizar o tempo, a automação reduz falhas humanas e gera relatórios mais precisos. Isso é especialmente útil para empresas que lidam com grande volume de transações ou que precisam de informações rápidas para a tomada de decisão.
Quem deve fazer a conciliação e com que frequência
A frequência depende do porte e da realidade do negócio. Empresas menores podem optar por conciliações mensais, enquanto organizações com movimentações diárias mais intensas devem adotar processos quinzenais ou até semanais.
Quanto à responsabilidade, em empresas pequenas muitas vezes é o próprio empreendedor quem realiza a tarefa. Já em negócios maiores, a atividade pode ser delegada à equipe financeira, sempre com acompanhamento de um contador.
O papel da contabilidade online na conciliação bancária
Acima de tudo, contar com o apoio de uma contabilidade online é um diferencial. Isso porque, além de cuidar da parte fiscal e tributária, o contador ajuda a estruturar processos financeiros estratégicos, entre eles, a conciliação bancária.
No caso da ContaÁgil, por exemplo, o empreendedor tem orientações especializadas para manter o negócio em dia com a legislação e com a gestão interna.
Afinal, a conciliação bancária não é apenas uma burocracia, é um processo vital para a sobrevivência e o crescimento de qualquer empresa. Ao garantir que os registros internos correspondam ao extrato bancário, você evita fraudes, melhora seu planejamento financeiro e fortalece seu fluxo de caixa.
Portanto, se você ainda não aplica esse controle na sua rotina, está na hora de começar. E lembre-se: contar com o apoio de uma contabilidade online como a ContaÁgil pode tornar tudo ainda mais simples, seguro e eficiente.
