Minha Empresa precisa de Certificado Digital?

O certificado digital garante a uma pessoa física ou jurídica ter disponível uma assinatura eletrônica, que tem validade jurídica e garante mais segurança, autenticidade e confiabilidade para as transações comerciais e financeiras realizadas no meio online. Você sabia que algumas empresas são obrigadas, por lei, a utilizar esta ferramenta para realizar suas atividades?

Por estes benefícios, muitas empresas têm adotado cada vez mais a utilização deste certificado nas suas rotinas, pois ele agiliza os processos e reduz a burocracia interna das corporações. Por exemplo, com um certificado digital sua empresa pode assinar e enviar os documentos pela internet, de forma rápida e segura.

Sem este certificado, as empresas que necessitam obrigatoriamente de certificado digital não terão como enviar informações ao governo, sejam estas trabalhistas, fiscais ou previdenciárias.

Neste artigo vamos explicar quais as empresas são obrigadas a ter o certificado digital, em quais processos ele é necessário e até como sua empresa pode obter o seu.

Quem é obrigado a ter o Certificado Digital?

Para saber quais as empresas obrigadas a ter o certificado digital, ressaltamos que é essencial verificar as questões fiscais e tributárias que envolvem os seus processos:

1 – Empresas Optantes do Simples Nacional

As empresas tributadas no Simples Nacional deverão ter Certificado Digital de Pessoa Jurídica (e-CNPJ) para o envio de informações fiscais e trabalhistas ao governo.

Fique atento, porque se não houver a adequação a esta regra, a empesa poderá ficar impedida de recolher o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) dos funcionários e ainda será penalizada com multa.

2 – Empresas de Lucro Presumido ou Real

Empresas enquadradas aqui precisam obrigatoriamente emitir notas fiscais eletrônicas (NF-es), neste caso, estes documentos só podem ser emitidos com o certificado digital.

Ainda, o certificado digital será fundamental para o envio de declarações mensais e anuais enviadas à Receita Federal do Brasil (RFB) , pois estes documentos são assinados digitalmente.

3 – Microempreendedor Individual (MEI)

Os microempreendedores individuais não são obrigados a emitir NF-e para o consumidor pessoa física, mas há obrigatoriedade quando se tratar de venda de produto ou prestação de serviço para uma pessoa jurídica. Fique atento, pois alguns estados e municípios exigem o certificado digital para emissão de NF-e.

Agora, você pode conferir como proceder para adquirir o certificado digital para sua empresa.

Passo a passo para sua empresa obter o Certificado Digital

Serão apenas quatro fases simples para você usufruir da segurança e demais benefícios de ter um certificado digital, que podem ser criados para pessoas, empresas e equipamentos. Veja abaixo:

1 – Solicitação do documento

Você deverá escolher uma autoridade certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil) , que deve estar ligada ao ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) e preencher a solicitação.

Lembre-se, outra opção é escolher entre o tipo de certificado digital mais indicado para o seu negócio. Os da série A (A1, A2, A3 e A4), são utilizados como assinatura digital para emissão, por exemplo, de NF-e, além de outros documentos eletrônicos.

Estes são os mais usados por empresas por protegerem o envio de e-mail, dados e documentos fiscais. Os certificados mais adquiridos são o A1 e o A3. Qual escolher?

Certificado Digital Tipo A1

– Armazenado e emitido no computador;
– Permite a cópia e uso em outros dispositivos;
– Validade de um ano;
– Você pode optar ou não pelo uso de senha;
– Computador não precisa ser especialmente preparado.

Certificado Digital Tipo A3

– Armazenado em mídia criptográfica (cartão ou token);
– Não pode ser copiado;
– O dispositivo deve ser preparado antes do primeiro uso;
– Prazo de validade maior.

2 – Validação presencial

Chegou a fase para comparecer presencialmente na autoridade certificadora com toda a documentação solicitada. Será registrada a sua biometria e outros procedimentos que irão evitar fraudes.

3 – Emissão

Chegou a hora de emissão do certificado para a assinatura do seu negócio.

4 – Instalação

Nesta fase, a última, a autoridade certificadora irá informar a disponibilidade de instalação.

Aplicações e tipos de Certificado Digital

Eliminar a burocracia é o sonho de muitos empresários. Então, veja abaixo algumas das aplicações que podem ser realizadas com a aquisição de um certificado digital:

– Realização de transações bancárias;
– Assinatura de contratos de forma virtual e com validade jurídica;
– Acesso a serviços da Receita Federal;
– Consulta e atualização de dados cadastrais;
– Emitir NF-e e outros documentos fiscais.

Você sabia que são três tipos de certificado digital? O e-CPF, e-CNPJ e o NF-e. Conheça melhor cada um:

• e-CPF: utilizado por pessoa física, geralmente utilizado para declarações de Imposto de Renda e comprovar contratos bancários. Também pode ser usado por empresários como assinatura digital quando é o representante legal do negócio.
• e-CNPJ: funciona como a versão on-line do CNPJ, indicado para empresas e instituições. Utilizado para fazer assinaturas digitais, entregar declarações e transmitir dados de operações. Todas as atividades são realizadas com garantia de autenticidade.
• NF-e: com o e-CNPJ o empreendedor já pode emitir suas notas fiscais, mas neste caso, o NF-e é ideal para as empresas disponibilizem esta ferramenta aos seus funcionários, sem preocupação de utilizam o Certificado do e-CNPJ sem autorização.

Já vimos que algumas empresas estão obrigadas a contarem com o certificado digital em suas operações, porém, independente disso, são diversas vantagens de optar por ter esta ferramenta na sua empresa, como:

– Emissão de notas fiscais;
– Realização de transações bancárias com mais segurança;
– Acesso a serviços da Receita Federal, como o centro virtual de atendimento ao contribuinte (eCAC), SEFAZ, e outros;
– Assinatura de contratos virtualmente com validade e segurança;
– Uso de serviços de contabilidade on-line;
– Emissão de documentos fiscais;

Assim, sua empresa terá os processos realizados de forma mais segura, eliminado a ocorrência de fraudes nas transações, incluindo as bancárias. Ainda, há redução de gastos com documentos que não precisam mais ser validados em cartório, evitam-se fraudes e se reduz a burocracia e outros custos operacionais.

As operações com certificado digital são mais eficazes, já que as plataformas permitem automatizar diversas tarefas.

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Já falamos sobre o certificado digital em outro post do nosso blog. Que tal dar uma olhada? É só acessar e ver as principais vantagens.