Descubra as vantagens de armazenar documentos online para PME

Manter e organizar registros é uma tarefa essencial para o sucesso de qualquer negócio. A prática faz parte também de suas obrigações legais, já que toda empresa precisa armazenar informações fiscais e prestar contas à Receita. Tudo isso pode ser feito de forma mais fácil e com mais precisão e segurança com o armazenamento dos documentos online.

Neste texto, você conhecerá melhor a importância de uma boa gestão de arquivos digitais, aprenderá sobre as vantagens de ter os documentos online para as PME e terá mais clareza sobre como fazer isso de forma prática. Confira!

Qual é a importância da gestão de documentos?

Nunca é tarde para começar a usar um bom sistema de documentação em sua empresa. Trata-se de uma parte importante da gestão do negócio, ajudando a assegurar que você está cumprindo com todas as obrigações legais e tributárias. A seguir, vamos explorar alguns benefícios de manter registros precisos e atualizados:

Atender obrigações fiscais

Acontece em muitas empresas: todos os meses, na preparação dos documentos para o cálculo de impostos, a equipe perde muitas horas de trabalho levantando as informações necessárias para prestar contas e, às vezes, tem que fazer até hora extra.

A legislação tributária no Brasil é grande, complexa e sofre constantes modificações. Com a documentação sempre organizada, esse trabalho fica muito mais fácil e sua empresa perde menos tempo na hora de enviar as informações para o contador.

Outro ponto importante, talvez o mais importante, é a armazenagem das Notas Fiscais Eletrônicas, pois trata-se de obrigação fiscal. A empresa tem o dever de armazenar de forma organizada pelo prazo mínimo de 5 anos todas as Notas Fiscais emitidas e recebidas, e quando falamos de Nota Fiscal Eletronica (NFE) não se trata do arquivo em formato PDF, mas sim do arquivo fiscal digital em formato .XML. Num caso de fiscalização e não atendimento às regras de arquivamento, pode haver a incidência de multas altíssimas.

Tomar decisões melhores

Pense em toda a documentação que a sua empresa produz: ordens de compra, notas fiscais, folhas de pagamento, balancetes, planilhas de todo tipo, dentre outros. São muitas as informações, e organizar apenas uma ou outra parte em lugares diferentes pode dar uma impressão errada da saúde do negócio.

Por exemplo, a empresa pode estar vendendo muito e emitindo várias notas fiscais de alto valor, mas, também, comprando ou se endividando. Com a documentação organizada, fica mais fácil visualizar o que está acontecendo e tomar decisões melhores.

Demonstrar a situação financeira para credores e investidores

Você emprestaria dinheiro para alguém cujas finanças você não consegue entender? Se sua resposta é “não”, a do banco provavelmente também será quando uma empresa que não tenha todas as informações organizadas precise de crédito. Uma boa gestão de documentos não apenas ajuda o administrador do negócio, mas dá ao investidor ou instituição financeira mais segurança para conceder um empréstimo ou fazer investimentos.

Quais as vantagens de armazenar documentos online?

Agora você já conhece as vantagens de uma gestão de documentos de forma geral. Mas, qual é a melhor forma de fazer isso? A maneira tradicional é documentar tudo em papel, distribuindo pastas em pesados arquivos, gavetas e assim por diante.

Muitas organizações, por outro lado, já aprenderam a levar as informações para o computador. Dados do Sebrae mostram que 16% das empresas pretendem ter sistemas de gestão eletrônica de documentos.

Contudo, apenas transferir esses dados para a máquina não é suficiente. Muitos dos problemas do papel permanecem na mera gestão eletrônica, sendo assim, é melhor fazer uma gestão dos documentos online, ou seja, conectada à internet. Essa prática tem vários benefícios para o seu negócio, como veremos a seguir.

Redução da burocracia

A documentação dentro da empresa é algo muito sério — especialmente aquela que lida com obrigações fiscais, como apuração de impostos, documentos fiscais e entrega de balancetes . Por essa razão, implementa-se um fluxo de trabalho com muitas etapas, evitando erros e fraudes.

No entanto, com a gestão de documentos online, os próprios protocolos se encarregam de fornecer segurança, reduzindo o número de etapas necessárias. Os softwares fazem a conferência dos registros e mantêm a integridade jurídica dos dados.

Segurança do backup

Um registro no computador não é necessariamente mais seguro do que em papel. O arquivo pode ser corrompido, deletado por acidente ou ter o acesso dificultado em caso de atualização do software usado para abri-lo.

Com a gestão de documentos online, os arquivos estão hospedados em um servidor externo, ou seja, fora da empresa. O fornecedor se encarrega de fazer o backup e assegurar o acesso aos dados. Dessa forma, não há risco de sua empresa perder a documentação.

Segurança da informação

Outro problema que pode ocorrer com as informações nos computadores da empresa é que, sem a política de informática adequada, o arquivo pode ser copiado por um hacker ou acessado por um funcionário com intenção maliciosa. A gestão de documentos online é mais segura, já que o fornecedor tem um serviço especializado em proteger os dados.

Simplificação da forma de trabalhar

Muitas empresas ainda adotam uma forma antiquada de trabalhar: o envio de e-mails com documentos anexos, atualizados constantemente. O processo é lento e consome cada vez mais tempo e dados conforme o tamanho do arquivo cresce. Além disso, fica difícil identificar qual é realmente a versão mais recente.

A gestão de documentos online, por sua vez, elimina a necessidade desses e-mails e qualquer pessoa autorizada a acessar os documentos enxergará a mesma coisa.

Redução de custos

A gestão de documentos online é mais econômica. Seu negócio não precisa comprar e manter grandes servidores ou arquivos físicos para armazenar os documentos. Além disso, ela corta gastos com papel, tinta e impressoras.

Ao enviar os documentos pela internet, os custos com motoboys e despachantes são eliminados, bem como as possíveis perdas de prazo nos envios por causa de engarrafamentos. Com a digitalização, a organização pode até ganhar espaço removendo estantes e prateleiras que antes guardavam pesados arquivos em papel.

Como ter documentos online em qualquer lugar?

A gestão de documentos online é feita “na nuvem”. Isso quer dizer que as informações da sua empresa ficam armazenadas nos computadores de um fornecedor especializado e são acessíveis pela internet.

Isso funciona da mesma forma que os aplicativos de smartphone com os quais você já está acostumado. A maior parte das informações não está no seu aparelho, mas, sim, nos servidores da empresa — como seus e-mails do Gmail ficam nos servidores do Google.

A gestão de documentos online significa que eles podem ser acessados de qualquer lugar. Você ou os funcionários autorizados podem ler e mostrar demonstrativos financeiros, documentos de registro da empresa, como contrato social e CNPJ, tudo em um tablet, laptop ou smartphone quando estiverem num almoço ou viagem de negócios, por exemplo. Em outras palavras, é possível fazer mais trabalhos com mais precisão e em menos tempo.

Agora que você entende melhor os benefícios de armazenar documentos online para a sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e vamos conversar sobre as soluções mais interessantes para o seu negócio!